Vpisano: 29.12.2022 13:34:31

Letni popis za leto 2022

December je navadno čas za nekatere obveznosti - predvsem za tiste, ki zaključujete poslovno leto z 31. decembrom in opravljate v tem mesecu tudi popis in še katere druge predbilančne aktivnosti. Vendar pa naj poudarimo, da lahko pravne osebe opravite popis tudi v katerem drugem mesecu, ne le v decembru.

Popis - priprava na izdelavo pravilnih računovodskih poročil in davčnega obračuna za leto 2022

Z letnim popisom sredstev in njihovih obveznosti zasebnik in pravna oseba ugotovita dejansko stanje svojega premoženja (sredstev) in obveznosti, ki izvirajo iz njega. Višina ugotovljenega stanja lahko bistveno vpliva na podatke v bilanci stanja in izkazu poslovnega izida in nenazadnje na višino davčne obveznosti, zato ni vseeno, kako je opravljen. Prav zato je računovodja dolžan od stranke zahtevati vse podatke, na podlagi katerih lahko primerja knjigovodsko stanje s popisnim stanjem. V nasprotnem primeru ne more pred revizijskimi in davčnimi organi zagovarjati pravilnosti sestavitve poslovnih poročil, očita pa se mu lahko tudi, da pri vodenju poslovnih knjig ni upošteval načel urejenega vodenja poslovnih knjig. To pomeni, da brez pravilno opravljenega popisa ni mogoče ugotoviti pravilnih bilančnih podatkov in davčne osnove ter pravilnega DDV obračuna. Iz navedenega vsekakor izhaja, da je, kljub temu da je to opravilo neprijetno, potrebno natančno popisati vsa sredstva in obveznosti do njihovih virov. Na podlagi predloženih inventurnih popisov lahko v računovodstvu primerjamo dejansko stanje s knjižnim ter v poslovnih knjigah opravimo ustrezne uskladitve (vključno s knjiženjem inventurnih viškov in manjkov ter obračunamo ustrezen DDV). Šele na tak način dobimo ustrezne podatke za sestavo letnega poročila in davčnega obračuna ter obračuna DDV od inventurnih primanjkljajev.

Ali je dolžnost popisa predpisana?

Dolžnost popisa sredstev in obveznosti do virov sredstev je predpisana s 54. členom Zakona o gospodarskih družbah (ZGD-1), Slovenskimi računovodskimi standardi 2016, Pravili skrbnega računovodenja (2016) – v nadaljevanju PSR, Pravilnikom o poslovnih knjigah in drugih davčnih evidencah za osebe, ki dosegajo dohodek z opravljanjem dejavnosti. ZGD-1 nam nalaga, da je potrebno enkrat letno preveriti, če se stanje aktivnih in pasivnih postavk v poslovnih knjigah ujema z dejanskim stanjem, kar ugotovimo s popisom ali inventuro. Pravna podlaga za izvedbo inventure ali popisa so tudi Pravila skrbnega računovodenja (2016), in sicer PSR 7.22 za gospodarske družbe, SRS 30.1. (2016) za male samostojne podjetnike (tudi ostali zasebniki, ki opravljajo dejavnost, uporabljajo to pravno podlago, ker to določa Pravilnik o poslovnih knjigah in drugih davčnih evidencah za osebe, ki dosegajo dohodek z opravljanjem dejavnosti), SRS 33 za društva in invalidske organizacije, Zakon o računovodstvu (ZR) za proračunske uporabnike ter pravne osebe javnega in zasebnega prava. Rednega letnega popisa pa niso dolžna opraviti podjetja, ki so v stečajnem ali likvidacijskem postopku. Podrobnejša pravila za izvedbo popisa sredstev in obveznosti do virov sredstev lahko pravne osebe opredelijo v internem pravilniku o popisu, ki je priloga temeljnega računovodskega akta Pravilnika o računovodstvu in je organizacijsko in vsebinsko izhodišče za izvedbo popisa. Zasebnik lahko postopek popisa sprejme v sklepu o izvedbi popisa.

Pravilnik o popisu ali drug dokument, ki določa pravila popisa, naj bi zajemal (opomba: te sestavine niso nikjer predpisane, vendar so te določbe v veliko pomoč pri izvedbi popisa):

1. določbe glede rednega in izrednega popisa,
2. opredelitev predmeta popisa,
3. čas izvedbe popisa in določitev drugih pomembnih rokov v zvezi z izvedbo popisa,
4. način ugotavljanja dejanskega stanja,
5. določitev sredstev, ki se popisujejo v daljših obdobjih,
6. priprave na popis: organizacija popisa, imenovanje popisnih komisij, sklep o imenovanju popisne komisije, naloge popisnih komisij, način dela popisne komisije, priprava sredstev za delo,priprava knjigovodskih podatkov za popis, postopki izločanja poškodovanih in tržno nezanimivih, zastarelih sredstev, priprava sredstev in popisnih pripomočkov,
7. popisovanje in poročilo o popisu: popisovanje dejanskega stanja in primerjava s knjižnim, vsebina in rok izdelave poročila o popisu, obravnavanje poročila o popisu, ugotavljanje odgovornosti in bremenitev odgovornih s primanjkljaji, pravila za usklajevanje ugotovljenih popisnih razlik na podlagi sklepov poslovodstva in odprave računovodskih primanjkljajev ali presežkov ter hramba dokumentacije,
8. popis sredstev in obveznosti do virov sredstev (podrobnejše določbe glede popisa posameznih sredstev in njihovih virov sredstev).

Kdo lahko izvaja popis?

Popis izvaja popisna komisija, ki naj bi štela vključno s predsednikom vsaj tri člane (to pravilo sicer ni nikjer predpisano, temveč se je izoblikovalo v praksi, zato ni nujno, da bi bilo temu tako). Če ste večja pravna oseba, lahko imenujete tudi več popisnih komisij. V marsikateri družbi pa je premalo zaposlenih, tako da je imenovanje komisij znotraj podjetja skoraj nemogoče. Enak problem imajo tudi zasebniki. Pravila skrbnega računovodenja (2016) (njihova uporaba se priporoča), ki jih uporabljamo v tem primeru tako pri pravnih osebah kot tudi pri zasebnikih, določajo, da je lahko notranje računovodsko nadziranje učinkovito le, če je zasnovano na načelih resničnosti, razdelitve nalog, kontroliranja izvajanja poslov, sprotnosti razvidov, usklajenosti stanja v poslovnih knjigah in dejanskega stanja, ločenosti knjigovodenja od izvajanja poslov, strokovnosti, neodvisnosti in gospodarnosti. Prav načelo ločenosti evidence od izvajanja poslov zahteva, da poslov ne sme evidentirati oseba, ki jih opravlja. To pomeni, da praviloma popisa ne bi smel opravljati računovodja, ki te dogodke knjiži ali odgovorni za neko področje, saj bi se lahko na neustrezen način uskladilo stanje v poslovnih knjigah z dejanskim stanjem.

Predmet popisa so sredstva in obveznosti do njihovih virov:

Popis za leto 2022 je najprej količinski popis, ki ga kasneje ovrednotimo, da lahko opravimo primerjavo usklajenosti dejanskega stanja s postavkami v poslovnih knjigah. Popis, ki se bo nanašal na poslovno leto 2022 (poslovno leto, ki se konča z 31. decembrom 2022), se ovrednoti v evrih. Ugotovljen primanjkljaj se z vidika ZDDV-1 šteje za uporabo blaga za neposlovne namene (7. člen ZDDV-1), od katerega je potrebno obračunati DDV. Izjeme določa Pravilnik o izvajanju ZDDV-11.¹

1Izjeme po 17. členu Pravilnika o izvajanju ZDDV-1, od katerih ni potrebno obračunati DDV:

• primanjkljaji in uničenja, nastalih zaradi višje sile;
• primanjkljaji, ki so neločljivo povezani s procesom izdelave in predelave blaga;
• primanjkljaji in uničenja iz naslova kala, razsipa, razbitja in okvare blaga, ki so neločljivo povezani s skladiščenjem in prevozom blaga v dejanskem obsegu, ki pa ne sme biti večji od običajnega, ki ga določi pristojno združenje;
• primanjkljaji oziroma izgube, nastali zaradi tatvine oziroma kraje, če je o tem sestavljen zapisnik policijske uprave.