Pri obravnavi povračil stroškov v zvezi z delom je treba ločiti njihovo delovnopravno obravnavo od davčne obravnave. Pravico delavca do povračil stroškov v zvezi z delom ureja Zakon o delovnih razmerjih – ZDR-1, ki v 130. členu določa, da mora delodajalec delavcu zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom, stroškov za prevoz na delo in z dela ter stroškov, ki jih ima delavec pri opravljanju določenih del in nalog na službenem potovanju. Višina povračil tovrstnih stroškov se določi s kolektivno pogodbo s splošno veljavnostjo ali z izvršilnim predpisom.

Davčno obravnavo povračil stroškov v zvezi z delom ureja Zakon o dohodnini – ZDoh-2, ki v prvem odstavku 44. člena med dohodke iz delovnega razmerja, ki se ne vštevajo v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja, uvršča povračila stroškov v zvezi z delom pod pogoji in do višin, ki jih določi vlada. Pogoje in višino povračil določa Uredba o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba. Če delodajalec izplačuje povračila teh stroškov v znesku, ki presega znesek, ki ga za navedena povračila določa Uredba kot neobdavčen, se znesek posameznega povračila v delu, ki presega znesek, določen v Uredbi, všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja.

1.1 Prehrana med delom

Povračilo stroškov prehrane med delom za vsak dan, ko je delojemalec na delu vsaj 4 ure, se ne všteva v davčno osnovo v višini 6,12 eur (2. člen Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba). Če delodajalec delojemalcu, ki je na delu prisoten štiri ure ali več, zagotovi obrok prehrane, je neobdavčen znesek dejanska vrednost tega obroka, vendar ne več kot 6,12 eur. Če je delojemalec na delu več kot 10 ur, se v davčno osnovo dodatno ne všteva 0,76 eur za vsako nadaljnjo dopolnjeno uro po 8 urah prisotnosti.

Davčna obravnava poračuna povračila stroškov prehrane, če delodajalec povračilo stroškov prehrane zagotavlja v nižjem znesku, kot je določen limit v Uredbi, je odvisna od ekonomske vsebine dohodka. Zakon o delovnih razmerjih – ZDR-1 v 130. členu določa pravico delavca do povračila stroškov prehrane med delom, ne določa pa obsega oziroma višine povračila stroškov, kar prepušča ureditvi v kolektivni pogodbi s splošno veljavo oziroma izvršilnemu predpisu, če višina ni določena s kolektivno pogodb s splošno veljavnostjo.

Izhajajoč iz navedene ureditve v ZDR-1 lahko določimo naravo dohodka v obliki povračila stroškov prehrane med delom oziroma kriterije, na podlagi katerih je mogoče presojati, ali gre po ekonomski vsebini za to vrsto dohodka:

• pravica do povračila stroškov prehrane med delom je lahko pogojena samo z dejanskim nastankom stroškov prehrane, torej s prisotnostjo na delu, kar pomeni, da navedena pravica ne more biti, niti delno, pogojena s kakšnim drugim pogojem, npr. uspešnost poslovanja ali likvidnost,
• stroški prehrane v zvezi z delom delavcu nastanejo vsak dan, ko je na delu, zato je v skladu z namenom pravice do povračila stroškov prehrane med delom bistveno, da je temu prilagojena tudi dinamika izplačevanja (ZDR-1 v četrtem odstavku 130. člena določa, da je delodajalec dolžan delavcu povrniti stroške v zvezi z delom mesečno),
• višina pravice mora biti določena s kolektivno pogodbo s splošno veljavnostjo oziroma izvršilnim predpisom ali tudi s kolektivno pogodbo na ravni podjetja, aktom delodajalca oziroma pogodbo o zaposlitvi.

Glede na navedeno, zgolj formalno dokazovanje preko ureditve v delovno pravnih aktih delodajalca, da gre za povračilo stroškov prehrane med delom, ne zadostuje za odločitev, ali se tak poračun povračila stroškov prehrane tudi z davčnega vidika lahko obravnava kot povračilo stroškov prehrane med delom.

Glej tudi odgovor št. 30 v dokumentu Odgovori na vprašanja.

Če je pri presoji ekonomske vsebine obravnavanega prejemka ugotovljeno, da kljub formalni pravni ureditvi glede vrste dohodka in načina njegovega izplačila v aktih delodajalca, po vsebini ne gre za povračilo stroškov za prehrano med delom, temveč za drug prejemek iz delovnega razmerja (npr. novoletna nagrada), je treba od tega prejemka v celoti obračunati in plačati akontacijo dohodnine ter obvezne prispevke za socialno varnost.

1.2 Prevoz na delo in z dela

Povračilo stroškov prevoza na delo in z dela se ne všteva v davčno osnovo do višine stroškov javnega prevoza, od mesta opravljanja dela do običajnega prebivališča delojemalca, ki je najbližje mestu opravljanja dela, če je mesto opravljanja dela oddaljeno od delojemalčevega običajnega prebivališča vsaj 1 kilometer (3. člen Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba).

Uredba določa povračilo stroškov, ki se ne všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja in ne določa tega zneska z vidika pravice zaposlenega do izplačila. Zaposleni je namreč upravičen do povračila stroškov za prevoz na delo in z dela pod pogoji in v znesku, kot ga določa delovno pravni predpis (kolektivna pogodba ali drug delovno pravni akt, ki zavezuje delodajalca in delavca). Uredba tudi ne določa, ali se stroški javnega prevoza povrnejo v znesku mesečne vozovnice, ali v znesku dnevne vozovnice. Za davčno obravnavo se povračila stroškov javnega prevoza, v višini dnevne vozovnice, v odvisnosti od števila delavčeve prisotnosti na delu, ne vštevajo v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja, pod pogoji določenimi v 3. členu Uredbe.

Če je delojemalčevo običajno prebivališče od mesta opravljanja dela oddaljeno manj kot kilometer, se delojemalcu povračilo stroškov prevoza všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja. Uredba ne opredeljuje, ali je običajno prebivališče stalno ali začasno prebivališče, temveč določa, da je to prebivališče, ki je najbližje mestu opravljanja dela. Kriterij za ugotavljanje katero prebivališče je najbližje mestu opravljanja dela, so cestne povezave, izražene v kilometrih. Določitev načina ugotavljanja in preverjanja števila kilometrov, za katerega se delojemalcu zagotavlja neobdavčen znesek kilometrine v skladu z določbami Uredbe, je v prvi vrsti v pristojnosti delodajalca. Pri določitvi števila kilometrov se lahko uporabijo različni razpoložljivi viri, tudi npr. internetne objave najkrajšega števila kilometrov, pri čemer je bistvenega pomena ustrezna ureditev postopkov med delodajalcem in delojemalcem, npr. izpolnjevanje izjave delojemalca s podatki o razdalji med običajnim bivališčem in mestom opravljanja dela, določitev odgovornosti zaradi nepravilnosti podatkov, določitev načina preverjanja resničnosti podatkov, ipd.

Peti odstavek 3. člena Uredbe določa, da če delojemalec iz utemeljenih razlogov ne more uporabljati javnega prevoza, se v davčno osnovo, ne glede na tretji in četrti odstavek tega člena, ne všteva povračilo stroškov prevoza do višine 0,18 eura za vsak polni kilometer razdalje med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela. Utemeljeni razlogi so predvsem: pomanjkanje javnega prevoza, časovno neustrezen vozni red in manj ugoden delovni čas.

V smislu šestega odstavka 3. člena Uredbe je za dikcijo »najkrajše običajne cestne povezave« pomembna dolžina v kilometrih in ne čas, ki bi ga delojemalec potreboval, da bi opravil razdaljo med običajnim prebivališčem in mestom opravljanja dela. Tako se npr. pri določitvi neobdavčenega zneska kilometrine upošteva povezava po lokalnih in magistralnih cestah, če je dolžina te povezave v kilometrih krajša od avtocestne povezave, četudi zaposleni koristi avtocestno povezavo. Če pa bi v tem primeru obstajala tudi povezava z vključenimi opuščenimi gozdnimi potmi, ki se običajno ne uporabljajo, pa se dolžina le-te v kilometrih v smislu šestega odstavka 3. člena Uredbe ne bi upoštevala, četudi bi bila ta najkrajša.

Če ima delojemalec pravico do uporabe službenega vozila v privatne namene in mu delodajalec za tako uporabo zagotovi tudi gorivo, se povračilo stroškov prevoza na delo všteva v davčno osnovo dohodka iz delovnega razmerja.

1.3 Terenski dodatek

Pravico delojemalca do terenskega dodatka ne določa Zakon o delovnih razmerjih – ZDR-1, temveč je določena v posameznih kolektivnih pogodbah. Delodajalec mora tako glede same upravičenosti do terenskega dodatka upoštevati določila iz kolektivne pogodbe, ki ga zavezuje.

Povračilo stroškov za delo na terenu se, v skladu z določbo 7. člena Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba, ne všteva v davčno osnovo, če je izplačano delojemalcu, ki najmanj 2 dni zaporedoma dela in prenočuje izven kraja svojega običajnega prebivališča in izven kraja sedeža delodajalca, do višine 4,49 eur na dan, če delodajalec zagotovi prehrano in prenočevanje. Če delodajalec ne zagotovi prehrane in prenočevanja, se v davčno osnovo ne všteva povračilo stroškov v višini, kot je z Uredbo določeno za dnevnice in prenočevanje na službenem potovanju.

Če je zaradi potreb delovnega procesa določeno delo pri delodajalcu organizirano kot izmensko delo, se terenski dodatek, izplačan delojemalcu, ki najmanj dve izmeni, ki si sledita ena za drugo, dela v kraju, v katerem nima svojega običajnega prebivališča in v katerem ni sedež delodajalca, ne všteva v davčno osnovo, do višine 4,49 eur na dan.

Če je delojemalcu izplačano nadomestilo za ločeno življenje, se izplačan terenski dodatek všteva v davčno osnovo, razen če je bil delojemalec z delovnega mesta, na katero je bil razporejen ali napoten na delo zaradi službenih potreb, poslan na teren (peti odstavek 7. člena Uredbe).

1.4 Nadomestilo za ločeno življenje

Nadomestilo za ločeno življenje izplačano delojemalcu, ki opravlja delo izven kraja, kjer živi s svojo družino in zaradi službenih potreb v času delovnih obveznosti prebiva ločeno od svoje družine, se v skladu z določbo 8. člena Uredbe o davčni obravnavi povračil stroškov in drugih dohodkov iz delovnega razmerja – Uredba ne všteva v davčno osnovo v višini 334 eur mesečno.

V skladu z drugim odstavkom 8. člena Uredbe je družina po tem členu življenjska skupnost staršev in otrok, določena s predpisi o zakonski zvezi in družinskih razmerjih, pri čemer se šteje, da ta skupnost obstaja le do otrokovega dopolnjenega osemnajstega leta starosti oziroma največ do dopolnjenega šestindvajsetega leta starosti, če se otrok redno šola. Družina po tem členu je tudi življenjska skupnost zakoncev oziroma zunajzakonskih partnerjev. 

Vir: FURS