V katerih primerih in na kakšen način je dovoljeno kopiranje osebnih dokumentov?

Pri sklepanju različnih pogodb je treba včasih kopirati osebni dokument. Preverili smo, kaj o tem pravi zakonodaja.

Zakon o osebni izkaznici (ZOIzk-1) o kopiranju govori v 4. členu.

4. člen

(kopiranje osebne izkaznice)

(1) Osebne izkaznice smejo kopirati upravljavci zbirk osebnih podatkov samo v primerih, ki jih določa zakon.

(2) Osebno izkaznico lahko poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana. Pojma finančna družba in finančna storitev po tem zakonu imata enak pomen kot v zakonu, ki ureja bančništvo.

(3) Osebno izkaznico je za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika osebne izkaznice.

(4) Za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva je dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje.

(5) Ob kopiranju osebne izkaznice je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija osebne izkaznice ne bo uporabljala za druge namene. Prepovedano je nadaljnje kopiranje kopije.

(6) Na vlogo imetnika osebne izkaznice je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan izdati potrdilo o kopiji osebne izkaznice, na katerem je naveden namen rabe in rok hrambe kopije.

(7) Kopijo osebne izkaznice je prepovedano hraniti v elektronski obliki.

Podobno določa tudi Zakon o potnih listinah (ZPLD-1) v 4.a členu.

4.a člen

Potne listine smejo kopirati upravljavci zbirk osebnih podatkov samo v primerih, ki jih določa zakon.

Potno listino lahko poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana v konkretnem postopku. Pojma finančna družba in finančne storitve sta opredeljena v predpisih, ki urejajo bančništvo.

Potno listino je za vnaprej določene namene dovoljeno kopirati tudi na podlagi pisne privolitve imetnika potne listine.

V primerih, ki niso opisani v drugem in tretjem odstavku tega člena, je za ugotavljanje istovetnosti, državljanstva oziroma kontrolo točnosti podatkov, dopusten vpogled v potno listino imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje.

Ob kopiranju potne listine je treba z ustrezno oznako na kopiji zagotoviti, da se kopija potne listine ne bo uporabljala za druge namene. Prepovedano je nadaljnje kopiranje kopije.

Na vlogo imetnika potne listine je upravljavec zbirk osebnih podatkov dolžan izdati potrdilo o kopiji potne listine, na katerem je naveden namen rabe kopije in rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje. Imetnik potne listine lahko kopijo potrdi s podpisom.

Kopijo potne listine je prepovedano hraniti v elektronski obliki.