S 1. 10. 2016 se lahko refundacijski zahtevki za nadomestila lahko vlagajo elektronsko preko državnega informacijskega sistema e-VEM.

Ali je vlaganje obvezno?

Elektronsko vlaganje zahtevkov preko e-VEM bo prostovoljno, torej bo le ena izmed možnosti in bodo vlagatelji zahtevkov lahko izbirali, ali bodo koristili e-VEM, ali pa bodo zahtevke na Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju: ZZZS) še nadalje vlagali v fizični obliki po pošti.

Za koga se lahko vloži?

Prek e-VEM bo zaenkrat omogočeno le vlaganje refundacijskih zahtevkov – torej zahtevkov za izplačilo nadomestila za zaposlene pri delodajalcu, ne pa tudi za samostojne zavezance same (to pomeni, da bo lahko samostojni podjetnik vložil refundacijski zahtevek le za svoje zaposlene delavce, če pa je bil sam v »bolniškem staležu«, pa bo moral enako, kot je to sedaj, poslati na ZZZS »bolniški list«, ki ga na hrbtni strani izpolni Finančna uprava RS).

Na kakšen način?

Refundacijski zahtevki se bodo lahko vlagali preko sistema e-VEM, torej z neposrednim vnosom podatkov v elektronski obrazec na spletnem portalu e-VEM, ali preko spletnega vmesnika za nadomestila, ki omogoča prenos podatkov iz uporabnikovega sistema plač na Zahtevek za refundacijo in njegovo pošiljanje preko e-VEM na ZZZS. Vmesnik za nadomestila bo na voljo po 1. 10. 2016. Informacije o spletnem vmesniku pa so že na voljo na naslovu: http://evem.gov.si/info/vmesnik-nadomestila.

Na točkah VEM se zahtevki ne bodo mogli vlagati. Na točki VEM si bo uporabnik lahko uredil pooblastilo za vlaganje zahtevkov prek portala e-VEM. Pooblastilo bo lahko neposredno v sistem e-VEM vložil tudi zastopnik poslovnega subjekta, če ima digitalno potrdilo.

Potrebna oprema?

Uporabnik bo za uporabo sistema e-VEM potreboval: računalnik s podprtim internetnim brskalnikom, dostop do interneta, digitalno potrdilo in optični čitalec.

Kakšen je postopek vlaganja?

Uporabnik mora imeti pooblastilo za vlaganje zahtevka za refundacijo bruto nadomestil plač in prispevkov od razlike do minimalne osnove. Pooblastilo bo lahko oddal na točki VEM. Pooblastilo bo lahko neposredno v sistem e-VEM vložil tudi zastopnik poslovnega subjekta, če ima digitalno potrdilo.

Obrazec za pooblastilo je dostopen na tej povezavi http://evem.gov.si/info/tiskani-obrazci/

Za vlaganje zahtevka za refundacijo prek portala e-VEM se mora uporabnik prijaviti v portal. Nato uporabnik izbere poslovni subjekt, za katerega bo opravil postopek vlaganja zahtevka za refundacijo in izbere postopek »Nadomestilo plač«. Pred pričetkom izpolnjevanja zahtevka za refundacijo se izpiše seznam zahtevkov za izbrano obdobje. Uporabnik lahko pregleduje vložene zahtevke za refundacijo ter podrobnosti zahtevka in obračunov. Ko uporabnik izbere akcijo »Nov zahtevek« se podatki o delodajalcu samodejno prenesejo v sistem in uporabnik lahko prične z vnosom zahtevka. Predlagamo, da uporabnik pri izpolnjevanju rubrike »OE/Izpostava ZZZS«, izbere območno enoto oziroma izpostavo, na kateri praviloma vlaga zahtevke za refundacijo, zaradi organizacijskih razlogov pa zahtevek lahko obdela tudi druga območna enota ali izpostava ZZZS. Po vnosu glavnih podatkov zahtevka lahko prične z vnosom obračunov. Podatki, ki jih je potrebno vnesti v obračun preko aplikacije e-VEM, so podobni, kot jih mora sedaj izpolniti delodajalec v pripomočku, ki je za lažji izračun bruto nadomestila na voljo na spletni strani ZZZS. Obračunu je potrebno priložiti tudi ustrezne priloge (npr. bolniški list), na koncu pa je vlogo potrebno elektronsko podpisati.

Na koga se lahko obrnem za pomoč?

Za uporabo sistema e-VEM bodo na voljo podrobna navodila, ki so objavljena na portalu e-VEM.

Vsebinsko pomoč za postopek vlaganja refundacijskih zahtevkov prek e-VEM zagotavlja uporabnikom ZZZS. Kontaktni podatki za vsebinsko pomoč so objavljeni na portalu e-VEM – Vsebinska podpora.

Uporabnikom bo prek Enotnega kontaktnega centra (e-naslov: ekc@gov.si, tel. št. 080 2002) na voljo tudi tehnična podpora. Tehnična pomoč je zagotovljena od ponedeljka do petka, od 8:00 do 22:00 ure.

Kakšne so prednosti?

Možnost elektronskega vlaganja refundacijskih zahtevkov preko e-VEM prinaša številne prednosti, ključne pa so naslednje:

- omogoča se elektronski vnos zahtevka in pripadajočih obračunov preko elektronskega obrazca na portalu e-VEM. S tem se manjšim delodajalcem, ki za obračun plač in nadomestil uporabljajo enostavnejše informacijske rešitve, omogoči sodobna elektronska pot komunikacije z ZZZS v okviru storitev e-VEM za podjetja in podjetnike.

- omogoča se uvoz podatkov za zahtevek in obračun iz izvornih računovodskih aplikacij (spletni vmesnik). Ključna korist bo za velike delodajalce, saj odpade potreba po večkratnem ročnem vnosu podatkov;

- omogoča se preverjanje vnesenih podatkov obračuna še pred oddajo zahtevka in informativni izračun nadomestila za posamezen obračun. S to funkcionalnostjo se omogoči delodajalcu, da ob vnosu podatkov s pomočjo formalnih in logičnih kontrol čim bolj zmanjša možnost napak pri vnosu. Prav tako pa se zmanjšajo napake na strani ZZZS, saj ni potrebno vnašanje podatkov v interno računalniško aplikacijo.

- omogoča se pregledovanje vloženih zahtevkov. Delodajalec, ki je vložil zahtevek za refundacijo, lahko kadar koli sam preveri v kakšnem statusu je zahtevek in za katere obračune je bilo izvedeno plačilo.

Vsebinske informacije o vlaganju zahtevkov za refundacijo nadomestila plače

Vir: ZZZS