1. Za koga je eRačun obvezen?

Prejem eRačuna bo s 1. 1. 2015 obvezen za vse proračunske uporabnike (izdaja eRačuna za proračunske uporabnike še ne bo obvezna). Dobavitelji in poslovni partnerji bodo od 1. 1. 2015 dalje morali pošiljati račune v elektronski obliki.

2. Kdaj bo obvezno izdajanje eRačunov za proračunske uporabnike?

Izdajanje eRačunov je za proračunske uporabnike obvezno, če jih izdajajo drugim proračunskim uporabnikom oziroma v javni sektor. Obvezno izdajanje eRačunov za proračunske uporabnike fizičnim in pravnim osebam oziroma v gospodarski sektor še ni predvideno.

3. Katera tehnološka priporočila so predpisana za elektronski račun?

Uporaba tehnoloških priporočil zapisa za eRačun je prosta in odvisna od dogovora med izdajateljem in prejemnikom elektronskega računa. Sistem za proračunske uporabnike sprejema eRačune v zapisu eSlog različice 1.5 in 1.6. Skupaj z eRačunom lahko izdajatelj računa posreduje tudi k eRačunu obvezne priloge (specifikacija k računu na primer), ki so lahko v poljubnem zapisu. Priporočamo, da je priloga izdelana v uporabniku prijaznem zapisu (na primer PDF), sicer mora biti zagotovljena ustrezna vizualizacija le-te (na primer v formatu PDF). Takšna priloga je lahko tudi drug tip zapisa za eRačun.

4. Katera različica zapisa eSlog je pravilna?

Aktualna različica eSlog je 1.6. Izdajatelj se mora dogovoriti s prejemnikom katero različico zapisa eSlog bo uporabil za poslane eRačune. Sistem za proračunske uporabnike sprejema različico 1.5 in 1.6.

5. Ali lahko hranimo izdan eRačun v drugem zapisu kot je bil poslan

V primeru, da izdajatelj pripravlja eRačun v drugem zapisu kot eSlog in uporablja zapis eSlog samo za posredovanje proračunskim uporabnikom (oziroma drugim prejemnikom), lahko za lastne potrebe in za potrebe davčnega nadzora  elektronsko hrani eRačun v drugem zapisu pod naslednjimi pogoji:

a.Podatki na drugem zapisu morajo biti shranjeni v taki obliki, ki verodostojno predstavljajo oblikovane in poslane podatke (torej podatke pripravljene v zapisu eSlog).

b.Pristnost izvora, celovitost vsebine in čitljivost računa morajo biti zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. »Pristnost izvora« računa pomeni zagotovitev identitete dobavitelja ali izdajatelja računa. »Celovitost vsebine« računa pomeni, da vsebina računa, ki je zahtevana po 82. in 83. členu ZDDV-1, po izdaji računa ni bila spremenjena. Pristnost izvora in čitljivost vsebine se lahko zagotavljata s postopki za nadzor poslovanja, ki ustvarijo zanesljivo sled med računom in dobavo blaga ali opravljeno storitvijo. Pristnost izvora in celovitost vsebine elektronskega računa se lahko zagotavljata tudi z naprednim elektronskim podpisom ali z elektronsko izmenjavo podatkov (EDI). Račune je potrebno hraniti v svoji izvirni elektronski obliki, lahko pa se jih, ne glede na njihovo izvirno obliko, hrani tudi na drugem mediju (mikrofilmu, papirju,..), če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki.

c.Če se računi hranijo z elektronskimi sredstvi, se morajo z elektronskimi sredstvi hraniti tudi podatki, ki jamčijo pristnost izvora in celovitost vsebine.

d.Če so elektronske listine elektronsko podpisane z uporabo podatkov in sredstev za podpisovanje, je treba hraniti komplementarne podatke in sredstva za preverjanje elektronskega podpisa enako dolgo, kot se hrani elektronske listine.

e.Če se istemu prejemniku pošlje ali da na razpolago sveženj z več elektronskimi računi, se lahko podatke, ki so skupni posameznim računom, shrani samo enkrat, če so za vsak račun dostopne vse informacije.  

6. Ali je nujna uporaba kvalificiranega digitalnega potrdila za podpis eRačuna?

DA. Aktualna različica eSlog  1.6 (vključno s starejšimi različicami) zahteva uporabo digitalnega podpisa za eRačun. Izdajatelj lahko uporabi navadno ali kvalificirano digitalno potrdilo za podpis eRačuna oziroma se dogovori s prejemnikom kakšen tip digitalnega potrdila bo uporabil.  

7. Kako pošljemo eRačun prejemniku?

eRačun lahko pošljemo prek poljubne elektronske poti oziroma v dogovoru s prejemnikom eRačuna. Proračunski uporabniki prejemajo in izdajajo eRačune izključno prek UJP kot enotne vstopne in izstopne točke za izmenjavo eRačunov za javni sektor. Večina ponudnikov eIzmenjave ima z UJP omrežjem sklenjen dogovor o posredovanju. Ti ponudniki so navedeni na spletu na naslovu   http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=258 .

8. Ali je mogoče posredovanje prilog k eRačunom tudi v elektronski obliki?

Posredovanje prilog k eRačunom mora zagotoviti ponudnik elektronske poti. Določeni ponudniki lahko za priloge k eRačunom postavljajo nekatere omejitve (količina, velikost). UJP kot sprejemno omrežje nima omejitev.

9. Ali je mogoče eRačune pošiljati paketno ali samo posamično?

Paketno pošiljanje eRačunov mora omogočiti ponudnik elektronske poti.

10. Kako lahko elektronsko zavrnemo prejeti eRačun?

Elektronsko zavrnitev eRačuna mora podpirati ponudnik elektronske poti. Če eden izmed ponudnikov elektronske poti ne zagotavlja elektronske zavrnitve je potrebno zavrniti eRačun po drugi elektronski poti oziroma papirno, v skladu z dogovorom med izdajateljem in prejemnikom računa.

11. Kako potrdimo prejeti eRačun?

Potrjevanje eRačunov je v domeni informacijskega sistema za likvidacijo vhodnih računov (dokumentni sistem na primer). Takšen sistem mora podpirati vnos in obdelavo eRačuna.  Praviloma so postopki potrjevanja eRačuna enaki kot za račune na papirju.

12. Kako shranimo prejeti eRačun?

eRačun je potrebno hraniti elektronsko, torej v svoji izvirni obliki, v kateri je bil poslan ali dan na razpolago. Račun se lahko, ne glede na njegovo izvirno obliko, hrani tudi na mikrofilmu, drugem mediju ali v elektronski obliki, če ti načini hrambe onemogočajo spremembo ali izbris podatkov oziroma omogočajo reproduciranje računov v izvirni obliki.

Če ima organizacija uveden postopek prenosa na papir, iz katerega je mogoče razbrati način prenosa na papir, spremljajoče podatke o postopku prenosa na papir in odgovorno osebo oziroma delovno mesto, odgovorno za prenos na papir, ter tak način hrambe onemogoča spremembo ali izbris podatkov oziroma omogoča reproduciranje računa v izvirni obliki, lahko tak račun hrani tudi na papirju. Za vse priloge, ki so obvezni del eRačuna, veljajo enaka pravila.

13. Kako rokovati z eRačunom, prejetim iz tujine?

Prejemniki lahko eRačune, prejete s strani tujih dobaviteljev ali izvajalcev, hranijo v  elektronski ali  papirni  obliki, kar je že opisano pod odgovorom št. 12, saj so zahteve za hranjenje e-računov prejetih iz tujine enake zahtevam za hranjenje eRačunov prejetih od domačih izdajateljev. Torej, v primeru hrambe v papirni obliki mora prejemnik vpeljati ustrezna organizacijska pravila, ki natančno opredeljujejo postopke tiskanja eRačuna. Iz takšnega postopka mora biti razvidno:

a.Izvor računa in čas prejema računa

b.Čas in kraj tiskanja računa

c.Oseba in organizacijska enota odgovorna za oziroma, ki je izvedla prenos eRačuna v papirno obliko

Pravila hrambe natisnjenih eRačunov veljajo enako kot za izvorno papirne račune.

14. Katere listine so eRačun?

S skupnim imenom »eRačun« se označujejo dokumenti oz. knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki. Knjigovodske listine so lahko prejete ali izdane. Popolnost, resničnost in poštenost poslovnega dogodka izkazujejo z obveznimi elementi listine. Slednji so opredeljeni tako v Pravilniku o računovodstvu organizacije kot v Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV-1). Za eRačune torej štejemo dokumente oz. listine, ki vsebujejo obvezne elemente, in sicer ne glede na to, kako se listina imenuje (račun, dobropis, bremepis, avansni račun, zahtevek,…) .

15. Kam v eSlog se vpišejo klavzule oz. druge izjave?

eSlog vsebuje polja »PoljubnoBesedilo«, kamor lahko izdajatelj vpiše vsa besedila, ki morajo biti zapisana na računu in zanje niso predvideni posebna polja oz. atributi.

16. Kako v eSlogu pripraviti zbirne avansne račune, saj gre za več podatkov, kot jih lahko vpišemo v eSlog?

Če želi izdajatelj računa prejemniku posredovati še dodatne informacije, ki jih ne more zajeti v ovojnici eRačuna ali v eRačunu, jih posreduje v prilogi eRačuna, in sicer na način, da je proračunskemu uporabniku berljiv (.pdf ali vizualizacija).

Vir: SLOVENSKI eRAČUN – Slovenski Nacionalni Forum za eRačune