Kdaj neko sredstvo evidentirati kot osnovno sredstvo in kdaj kot drobni inventar?

Slovenski računovodski standard 1 opredeljuje definicijo opredmetenega osnovnega sredstva: ''Opredmeteno osnovno sredstvo je sredstvo v lasti ali finančnem najemu, ki se uporablja pri ustvarjanju proizvodov ali opravljanju storitev oziroma dajanju v najem ali za pisarniške namene ter se bo po pričakovanjih uporabljalo v več kot enem obračunskem obdobju.''

Podjetja med drobni inventar uvrščajo predmete za okraševanje in urejanje prostorov, priročno orodje ter vso drugo pomožno opremo z dobo uporabnosti, daljšo od enega leta.

Standard v pojasnilih tudi opredeljuje: Opredmeteno osnovno sredstvo, katerega posamična nabavna vrednost po dobaviteljevem obračunu ne presega 500 evrov, se lahko izkazuje skupinsko kot drobni inventar ( to pa ne pomeni, da se morajo VSA osnovna sredstva z vrednostjo pod 500 EUR in življenjsko dobo nad enim letom, uvrstiti med drobni inventar). Stvari drobnega inventarja, katerih posamična nabavna vrednost po dobaviteljevem obračunu ne presega 500 evrov, se lahko razporedi med material.

Kaj nam pomeni vrednosti 500 evrov? Tukaj se nam postavi vprašanje, ali moramo vsako sredstvo, ki ne dosega vrednosti 500 evrov, označiti kot drobni inventar – seveda ne. Pri pripoznavanju opredmetenega osnovnega sredstva je treba upoštevati temeljne računovodske predpostavke in kakovostne značilnosti računovodenja, med katerimi je predvsem pomembna zahteva po dajanju prednosti vsebini pred obliko, ki opozarja, da je treba poslovne dogodke obravnavati v skladu z njihovo vsebino in v denarni merski enoti izraženo resničnostjo, in ne zgolj glede na njihovo pravno obliko. V primeru, da se nam pri nakupu osnovnega sredstva pojavi dvom, opredelimo sredstvo v skladu z njegovo vsebino: ''če novo nabavljeno sredstvo služi pri ustvarjanju izdelkov in opravljanju storitev oziroma za pisarniške namene ali dajanju v najem in se bo uporabljalo dlje kot eno leto, ga lahko opredelimo kot osnovno sredstvo'' (npr. Podjetje kupi računalnik v vrednosti 400 EUR – ker vrednost ne presega 500 EUR lahko podjetje izkazuje nabavo računalnika med drobnim inventarjem; vendar če damo vsebini prednost pred obliko, se lahko računalnik evidentira med osnovnimi sredstvi).

Pri tem je potrebno upoštevati tudi drugo kakovostno značilnost, to je ustreznost, ki pomeni, ne samo da imajo postavke v računovodskih izkazih zaželene, potrebne in koristne lastnosti, značilnosti, temveč tudi da konti in knjižbe na njih ustrezajo določenemu namenu in pravilom. Torej če ste nek računalnik evidentirali med osnovnimi sredstvi, ker njegova vrednost ob nakupu presega 500 EUR, morate med osnovnimi sredstvi evidentirati tudi računalnik katerega vrednost ob nakupu ne presega 500 EUR.

Enako razmišljanje se pojavi pri razporejanju med drobnim inventarjem in materialom.

Seveda pa morajo imeti podjetja v svojem računovodskem pravilniku opredeljeno, kaj uvrščajo med osnovna sredstva, kaj med drobni invetar in kaj takoj prenesejo med stroške materiala.