Ali lahko računovodski servis pripravi XML datoteko za podjetja, za katera pripravlja obrazec M-4?

Da, vendar le na podlagi pisnega pooblastila, ki ga bo vsako podjetje (dajalec podatkov) vložilo za določen računovodski servis in bo na podlagi tega pooblaščeni računovodski servis (posredovalec) registriran v aplikaciji za določenega dajalca podatkov (podjetje). Podatke s pooblastila bo v aplikacijo vnesel delavec Zavoda. Obrazec pooblastila je objavljen v tehničnih navodilih, točka 3.4.2., skupaj s pojasnili o postopku pooblaščanja. Ko je računovodski servis v aplikaciji evidentiran kot posredovalec, se njegov delavec registrira kot uporabnik aplikacije za dajalca podatkov (podjetje) in posreduje podatke normalno s svojim certifikatom. Oseba posredovalca (računovodskega servisa), ki je prva registrirana v aplikaciji, ima enaka pooblastila kot prvo-pooblaščena oseba tistega dajalca, ki podatke posreduje sam. To pomeni, da za posredovanje podatkov za istega dajalca podatkov lahko podrejeno pooblasti tudi drugo osebo, zaposleno pri posredovalcu (računovodskem servisu).

Ali se lahko pripravi ena XML datoteka za vse registrske številke za podjetje (npr. centrala podjetja sporoča podatke za vse svoje poslovne enote, ki imajo svojo registrsko številko)?

Da, lahko so v enem paketu, ki mora imeti isto registrsko številko dajalca podatkov (polje 4) in isto leto (polje 2), obrazci za zavarovance pod več registrskimi številkami zavezancev (polje 5). Pri ročnem vnosu v aplikacijo se v istem paketu na naslednji prazen obrazec vedno prenese registrska številka dajalca (polje 4) in leto (polje 2), ki ju uporabnik ne more spreminjati. Hkrati se ponudijo tudi podatki v poljih 2, 4, 6 in 7 iz predhodnega obrazca, ki pa jih uporabnik lahko spreminja in ostanejo v istem paketu. Glede na količino podatkov, ki jih imajo večji dajalci, pa bo verjetno imela aplikacija pri uvozu podatkov omejitve, ki jih bo izvajalec S&T sporočil naknadno. Na tej podlagi bi uporabnikom dali navodilo, da naj podatke za istega dajalca in isto leto razdelijo na več paketov.

Ali se dopolnilno delo lahko sporoča skupaj z rednimi podatki?

Da, paziti je treba na šifro vrste prijave (polje 2), v kateri se sedaj ločijo obrazci. Običajni obrazec M-4 ima šifro vrste prijave 0, prijava podatkov o dopolnilnem delu pa ima šifro vrste prijave 2. Vse je lahko v istem paketu, če je isti dajalec podatkov (polje 4) in isto leto (polje 2).

Komu je namenjena rubrika E?

Če ima zavarovanec na obrazcih M-1 in M-2 odprto zavarovanje za določeno obdobje (npr. celo leto), prispevki pa so plačani le za del leta (npr. za obdobje od januarja do septembra), se v rubrike od B do D vpisujejo podatki za obdobje, ko so prispevki plačani (januar-september) Za obdobje, ko prispevki niso plačani (oktober-december) pa se podatki vpišejo v rubriko E. Glede na to, da se plača ne upošteva v pokojninsko osnovo, če prispevek ni plačan, zneska plačanega prispevka ni, ostale pravice pa prav tako ne pripadajo brez plačila prispevkov, potrebujemo le podatke o obdobju in številu ur (zaradi kontrole pravilnosti števila ur v rubrikah B-D).

Na obrazcu ni več polja Opombe. Kam vpišemo npr. 6 urni delavnik?

Te opombe ni več potrebno vpisovati, ker se bo na drugem nivoju logičnih kontrol v Zavodu primerjal podatek o številu ur dejansko opravljenega dela in podatki na M-1 obrazcu o krajšem delovnem času ali podatki o invalidu, ki mu je priznana pravica do dela s krajšim delovnim časom.

Ali se pri zavarovancu vpisuje njegov tedenski in letni sklad ur ali tedenski in letni sklad ur zavezanca?

Pri zavarovancu se vpisuje tedenski in letni sklad ur zavezanca. Tedenski sklad ur predstavlja število ur polnega delovnega časa (PDČ) pri delodajalcu, ki pa je znotraj ene registrske številke dajalca ali celo ene registrske številke zavezanca lahko različno (npr. komercialni oddelek ima PDČ 36 ur, proizvodni oddelek pa 40 ur). Zato se lahko od enega do drugega zavarovanca v istem paketu in celo pod isto RŠ zavezanca tedensko število ur PDČ spreminja. Letni sklad ur pa mora v okviru enega obrazca vedno ustrezati tedenskemu številu ur (npr. za tedenski PDČ 40 ur bo letni sklad 2080 ur, za PDČ 36 ur pa bo letni sklad 1872 ur), torej se spreminja skupaj s tedenskim številom ur PDČ.

Tehnično vprašanje. Primer iz rubrike B, polje 10, kjer je navedeno, da je pri spremembi delovnega časa treba oddati nov obrazec M-4. Možnosti so 3:

• dodatna XML datoteka,
• dodatni zapis v datoteki za tega zavarovanca,
• samo ponovljen blok B znotraj tega zavarovanca?

Če gre za spremembo delovnega časa, se za določeno obdobje spremeni tudi tedenski in letni sklad ur, zato je treba narediti nov obrazec in pri tem tudi ločiti obdobja, na katera se nanaša novi tedenski in letni sklad ur. Je pa ta drugi obrazec M-4 lahko v istem paketu (verjetno je mišljen dodatni zapis v datoteki) in ni treba formirati novega paketa (verjetno ste mislili na dodatno XML datoteko).

Če se za celotno leto ne spremenijo podatki v rubriki A, vendar je bilo zavarovanje med letom prekinjeno, se lahko drugo obdobje istega leta po prekinitvi doda na istem obrazcu v novo vrstico v rubriki B (seveda, če so prispevki plačani) in ni treba formirati novega obrazca.

Za polje OD DO je v Uradnem listu navedeno DDMM, v XML pa datum!

Zaradi logične kontrole datuma in nadaljnjih logičnih kontrol programi, ki kontrole izvajajo, potrebujejo celoten datum, vključno z letom. Uporabniku, ki podatke ročno vpisuje, je vnos olajšan tako, da aplikacija takrat, ko iz vnesenih podatkov formira XML zapis, sama sestavlja datum iz polj »od-do« in letnice iz polja 2. Pri uvozu podatkov pa mora biti podatek tak, kot ga zahteva XML shema, ker je prenos podatkov direkten.

Kaj je identifikacijska oznaka prejemnika, ali je to konstanta (SI85876500000)?

ID prejemnika v sporočilu je konstanta in označuje Zavod kot prejemnika sporočil.

Tip podatka za sporočanje ur je »short«, »int« brez decimalk. Kam gredo decimalke pri urah?

Vedno je treba sporočati cele ure. Za decimalke je odločitev dajalca podatkov, ali jih bo zaokroževal ali črtal, vendar mora biti na koncu seštevek ur rednega dela in nadomestila za obdobje plačanih in neplačanih prispevkov (polja 11, 15, 17, 26 in 27), brez nadur (v polju 12) enak letnemu skladu ur v polju 7, brez tolerance.

Kdo bo pošiljal podatke za samostojne podjetnike?

Za samostojne podjetnike in za druge samostojne zavezance, ki so vključeni v obvezno zavarovanje po določbah ZPIZ-1 (osebe, ki opravljajo poklicno dejavnost, kmetje, osebe v prostovoljnem zavarovanju idr.), bo obrazce M-4 posredoval DURS kot zakoniti dajalec podatkov. Če ima samostojni podjetnik zaposlene delavce, mora zanje sam posredovati obrazce M-4 ali pa pooblastiti računovodski servis.

Po pošti še nisem prejel avtentikacijske kode, ki jo potrebujem za vstop v spletno aplikacijo M-4.

Če še niste prejeli začetne avtentikacijske kode, pa ste za prijavljene zavarovance dajalec podatkov, o tem obvestite ustrezno območno enoto Zavoda. Podatki o dajalcu bodo preverjeni in bo poslana koda, če ta še ni bila dodeljena.

Pri vnosu podatkov v obrazec želim vpisati podatke za delavca, ki je delal manj kot 8 ur na dan oz. ni delal celo leto. Takrat se mi pojavi opozorilo, da je seštevek ur napačen!

V tem primeru je potrebno opozorilo potrditi tako, da v bel kvadrat ki se nahaja pred opozorilom ustvarite kljukico in potem ponovno potrdite obrazec. To opozorilo je zato, da je uporabnik seznanjen s tem, da seštevek vpisanih ur ni enak letnemu skladu ur iz polja 7. Gre torej za opozorilo in ne za napako.

Pri podpisovanju paketa mi aplikacija napiše, da se nalaga komponenta za podpis vendar se potem nič ne spremeni in ne morem podpisati paketa.

Za podpisovanje paketa morate imeti inštalirano Javo. V kolikor je nimate, jo lahko inštalirate z naslednje spletne strani: http://java.com/en/download/

Brskalnik mi napiše opozorilo »Forbidden. You don't have permission to access…«

Za vstop v spletno aplikacijo morate imeti ustrezen certifikat. Ustrezne certifikate izdajajo: Halcom, NLB, POŠTA in SI-GEN.

Ali lahko računovodski servis pripravi XML datoteko za podjetja, za katera pripravlja obrazec M-4?

Da, vendar le na podlagi pisnega pooblastila, ki ga bo vsako podjetje (dajalec podatkov) vložilo za določen računovodski servis in bo na podlagi tega pooblaščeni računovodski servis (posredovalec) registriran v aplikaciji za določenega dajalca podatkov (podjetje). Podatke s pooblastila bo v aplikacijo vnesel delavec Zavoda. Obrazec pooblastila je objavljen v tehničnih navodilih, točka 3.4.2., skupaj s pojasnili o postopku pooblaščanja. Ko je računovodski servis v aplikaciji evidentiran kot posredovalec, se njegov delavec registrira kot uporabnik aplikacije za dajalca podatkov (podjetje) in posreduje podatke normalno s svojim certifikatom. Oseba posredovalca (računovodskega servisa), ki je prva registrirana v aplikaciji, ima enaka pooblastila kot prvo-pooblaščena oseba tistega dajalca, ki podatke posreduje sam. To pomeni, da za posredovanje podatkov za istega dajalca podatkov lahko podrejeno pooblasti tudi drugo osebo, zaposleno pri posredovalcu (računovodskem servisu).

Ali se lahko pripravi ena XML datoteka za vse registrske številke za podjetje (npr. centrala podjetja sporoča podatke za vse svoje poslovne enote, ki imajo svojo registrsko številko)?

Da, lahko so v enem paketu, ki mora imeti isto registrsko številko dajalca podatkov (polje 4) in isto leto (polje 2), obrazci za zavarovance pod več registrskimi številkami zavezancev (polje 5). Pri ročnem vnosu v aplikacijo se v istem paketu na naslednji prazen obrazec vedno prenese registrska številka dajalca (polje 4) in leto (polje 2), ki ju uporabnik ne more spreminjati. Hkrati se ponudijo tudi podatki v poljih 2, 4, 6 in 7 iz predhodnega obrazca, ki pa jih uporabnik lahko spreminja in ostanejo v istem paketu. Glede na količino podatkov, ki jih imajo večji dajalci, ima aplikacija pri uvozu podatkov omejitve, in sicer 600 obrazcev v eni uvozni datoteki. Uporabniki naj podatke za istega dajalca in isto leto razdelijo na več datotek. Pri uvozu podatkov iz več uvoznih datotek se podatki iz teh datotek prenesejo v en paket, če je ta odprt in še ni bil poslan. Tako je mogoče podatke iz več uvoznih datotek poslati v enem paketu, v katerem pa število obrazcev ni omejeno.

Na obrazcu ni več polja Opombe. Kam vpišemo npr. 6 urni delavnik?

Te opombe ni več potrebno vpisovati, ker se bo na drugem nivoju logičnih kontrol v Zavodu primerjal podatek o številu ur dejansko opravljenega dela in podatki na M-1 obrazcu o krajšem delovnem času ali podatki o invalidu, ki mu je priznana pravica do dela s krajšim delovnim časom.

Delavec dela s krajšim delovnim časom 25 ur na teden (podatek v obrazcu M-1), pri delodajalcu je polni delovni čas 40 ur na teden. Kakšno število ur vpišemo v polje 6?

V polje 6 je treba vpisati število ur polnega delovnega časa pri delodajalcu, v opisanem primeru torej 40 ur, ne glede na to, kakšno število ur je za zavarovanca vpisano v obrazcu M-1.

Ali je mogoče podaljšati veljavnost avtentikacijske kode, ker podatkov za posredovanje še nismo uspeli pripraviti?

Veljavnosti avtentikacijske kode ni mogoče podaljšati. Če veljavnost kode poteče, dajalec od Zavoda zahteva dodelitev nove kode. Avtentikacijska koda je namenjena registraciji uporabnika v aplikaciji M-4. Z registracijo uporabnika se digitalno potrdilo uporabnika v aplikaciji poveže z določenim dajalcem podatkov. Registracija uporabnika traja, dokler velja njegovo digitalno potrdilo oziroma dokler se kot uporabnik ne odjavi. Ni nujno, da se hkrati z registracijo uporabnika posredujejo tudi podatki. Če za dajalca podatkov še niso pripravljeni podatki do izteka veljavnosti kode, je dovolj, da se do izteka veljavnosti kode registrira uporabnik, ki bo podatke posredoval kasneje, ko bodo pač pripravljeni.

Ali lahko v aplikaciji M-4 posredujem podatke za leto 2006?

Ne. V aplikaciji M-4 je možno le posredovanje podatkov od vključno leta 2008 dalje. Podatke za obdobja do vključno 31.12.2007 je potrebno posredovati na način in po navodilih, ki so veljala v tem obdobju.

Delavcem smo v skladu s 7. odstavkom 137. člena Zakona o delovnih razmerjih izplačali nadomestilo za čas, ko niso delali iz razlogov na strani delodajalca. Kako se to nadomestilo vpiše v obrazec M-4?

Pojem »začasno nepotrebnega dela«, kot ga je urejal prejšnji zakon o delovnih razmerjih (veljaven do 31.12.2002), se ne uporabi za primere, ko delodajalec v skladu s sedaj veljavnim zakonom o delovnih razmerjih (ZDR) ne more zagotavljati dela. Zato se nadomestila, ki v 2. odstavku 42. člena Zakona o pokojninskem in invalidskem zavarovanju (ZPIZ-1) niso izrecno navedena, upoštevajo za izračun pokojninske osnove v skladu s 1. odstavkom 41. člena ZPIZ-1. Delavec ki ni delal iz razlogov na strani delodajalca in ima izplačano nadomestilo plače za tisti čas, ko bi v skladu s pogodbo o zaposlitvi moral delati, ter so za ves čas plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, ima v obrazcu M-4 v RUBRIKI B za ta čas evidentirano število ur rednega dela (polje 11), nadomestilo plače v polju 13 (znesek plače oz. osnove) in plačane prispevke v polju 14.

Tehnično vprašanje. Kako preverim svojo namestitev vmesnika Java, ki se uporablja pri podpisovanju?

Na naslovu http://www.java.com/en/download/help/testvm.xml je test vmesnika Java. Ob uspešnem testu se na strani prikaže animacija.

Vir: ZPIZ