V Uradnem listu RS, št. 59, z dne 4. 7. 2007, je bil objavljen Pravilnik o vsebini, obliki, načinu in rokih za predložitev izpisa podatkov iz elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc zavezanca za davek (v nadaljnjem besedilu: pravilnik). Pravilnik, ki se začne uporabljati 1. 1. 2008, predpisuje, da morajo zavezanci za davek, ki elektronsko obdelujejo podatke, na zahtevo davčnega organa v postopku davčnega nadzora predložiti izpis podatkov iz svojih elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc v urejenih strukturiranih računalniških datotekah v vsebini, obliki in na način, ki je določen v prilogi pravilnika:

• izpis glavne knjige (podatki glavne knjige),
• izpis odbitka DDV (podatki o odbitnem DDV),
• izpis obračunanega DDV (podatki o obračunanem DDV).

Zavezanci za davek pa morajo v postopku davčnega nadzora predložiti tudi druge izpise podatkov, katerih vsebina in oblika sicer nista določena s tem pravilnikom. Izpis podatkov morajo davčnemu organu predložiti v treh delovnih dneh po prejemu zahteve, rok pa se na utemeljeno pisno zahtevo zavezanca lahko podaljša za največ pet delovnih dni.

Zavezanci za davek, ki ne zagotavljajo izpisa podatkov v vsebini in obliki, določeni s pravilnikom, morajo ob zahtevi davčnega organa za predložitev izpisa podatkov davčni organ obvestiti o izpisu, ki ga lahko predložijo davčnemu organu. Takšen izpis pa velja za ustrezen, če zagotavlja najmanj vse vsebinske podatke, predpisane s pravilnikom.

V prilogi pravilnika je natančno opisana vsebina in oblika vsake od treh računalniških datotek (izpis glavne knjige.txt, izpis odbitka ddv.txt, izpis obračunanega ddv.txt). Predpisane datoteke so tekstovnega formata, fiksne dolžine, s podpičjem kot ločilom med posameznimi polji. Podatki se predložijo uradni osebi davčnega organa, ki opravlja davčni nadzor, na standardnih hranilnih medijih (disketa, CD, DVD). V prilogi pravilnika je za vsako datoteko natančno opisana struktura datoteke (ime polja, krajše ime polja, začetek polja, konec polja, dolžina, tip polja), vsebina datoteke, časovno obdobje izpisa podatkov, vsebina posameznega polja in drugi podatki.

S pravilnikom in prilogo so predpisane tri datoteke. Datoteka glavne knjige obsega koledarsko ali poslovno leto, datoteka odbitka DDV in obračunanega DDV pa koledarsko leto. V datoteko glavne knjige se zapisujejo podatki glavne knjige, kakor je opredeljena v Slovenskih računovodskih standardih oziroma Mednarodnih standardih računovodskega poročanja; zajema izpis celotne podatkovne zbirke s posamičnimi knjiženimi poslovnimi dogodki, ki spreminjajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke, izkazanimi po posameznih razčlenitvenih kontih, pa tudi izpis postavk zunajbilančnega razvida.

V datoteko izpisa odbitka DDV se zapisujejo podatki o odbitnem DDV, kakor so izkazani na ustreznih listinah: prejeti računi, knjigovodske listine o plačilih in izplačilih, knjigovodske listine o naknadnih popravkih odbitnega DDV, uvozne carinske deklaracije, odločbe carinskega in davčnega organa ter druge listine, ki so pomembne za odbitek DDV.

V datoteko izpisa obračunanega DDV se zapisujejo podatki o obračunanem DDV, kakor so izkazani na ustreznih listinah: izdani in prejeti računi, knjigovodske listine o plačilih in izplačilih, knjigovodske listine o naknadnih popravkih obračunanega DDV, izvozne carinske deklaracije, odločbe carinskega in davčnega organa ter druge listine, s katerimi se dokazuje izvozna dobava kot tudi vse druge listine, ki so pomembne za obračun in plačilo DDV.

S pravilnikom uvaja Davčna uprava RS v postopke davčnega nadzora »Slovensko standardno davčno inšpekcijsko datoteko« (angl. »Standard audit file«). Po definiciji Evropske komisije, davčnih uprav držav EU in OECD je to datoteka, v katero so iz izvornega računovodskega sistema davčnega zavezanca zapisani davčno pomembni podatki za določeno časovno obdobje, ki jih lahko zaradi standardizirane vsebine, oblike in formata uslužbenci davčne uprave preprosto nadalje obdelujejo, da bi preverili pravilnost davčnih obračunov davčnega zavezanca. Davčna uprava RS že od leta 2000 opravlja davčni inšpekcijski nadzor tudi s pomočjo programa za elektronsko obdelovanje podatkov – ACL angl. Audit Command Language, takšen nadzor pa postopno zamenjuje klasične oblike nadzora, ko se inšpicirajo na papir odtisnjeni podatki zavezancev za davek. Ta datoteka torej omogoča Davčni upravi RS hitrejši in učinkovitejši davčni nadzor in nekatere nove metode davčnega nadzora, kakor so statistične metode, vzorčenje, avtomatizacija dela itd., za davčne zavezance pa pomeni preprostejši, preglednejši, hitrejši, cenejši in manj obremenjujoč davčni nadzor. Ta datoteka pa ne bo uporabna samo za Davčno upravo RS, ampak jo bodo lahko uporabljali tudi davčni zavezanci za poslovne potrebe, tudi notranji revizorji davčnih zavezancev, zunanji revizorji, Računsko sodišče RS, druge nadzorne institucije v Republiki Sloveniji (CURS, ATVP, AZZN) itd..

Vsi podatki, predpisani s tem pravilnikom, se že nahajajo v elektronsko vodenih poslovnih knjigah in evidencah zavezancev za davek, bodo morali v svojih računalniško/računovodskih programih samo zagotoviti izpis teh podatkov v predpisane računalniške datoteke. Pri tem bo bistvenega pomena vloga proizvajalcev/prodajalcev računalniško/računovodskih programov oziroma programerjev zavezancev, ki bodo morali v računovodskih programih zagotoviti izvoz podatkov po načelu »pritiska na en gumb« (izvoz podatkov lahko opravi sam davčni zavezanec s preprostim ukazom iz menija programa in brez posredovanja računalniškega strokovnjaka), zato je določeno tudi daljše prehodno obdobje do začetka uporabe pravilnika. Davčna uprava RS je že do sedaj v postopkih davčnega nadzora s programom ACL zahtevala podatke zavezancev v elektronski obliki (predvsem glavne knjige, knjige prejetih in izdanih računov), s pravilnikom je samo določena natančna oblika, vsebina in način predlaganja podatkov v elektronski obliki. Za davčne zavezance, ki ne bodo mogli zagotoviti natančno predpisanih datotek, še vedno obstaja možnost, da datoteke predložijo v drugačnem formatu (npr. Excel, dBase, Access, Oracle, SQL, DB2, XML ...) ali obliki (spremenljiva dolžina polj, drugačna dolžina polj, drugačni datumski zapisi, drugačni številčni zapisi, drugačna ločila med polji, itd.), ki pa morajo vsebovati najmanj vse predpisane vsebinske podatke.

Za zavezance za davek se torej s sprejemom pravilnika njihove obveznosti ne bodo povečale, saj so morali na podlagi 38. člena ZDavP-2 na zahtevo davčnega organa v postopkih davčnega nadzora predložiti svoje podatke v elektronski obliki že pred sprejemom pravilnika. Bistvena sprememba je le v tem, da so sedaj zavezanci za davek seznanjeni z vsebino in obliko podatkov, ki jih morajo predložiti davčnemu organu na njegovo zahtevo.

Datoteka izpisa odbitka DDV in datoteka obračunanega DDV oblikovno in vsebinsko sledita ureditvi davčnih evidenc (knjige prejetih računov, knjige izdanih računov) po Zakonu o davku na dodano vrednost – ZDDV (Uradni list RS, št. 21/06 – UPB4), s tem da se sedaj v datotekah nahaja le minimalni obseg podatkov, ki zadevajo davčni obračun DDV. Glede na to, da so zavezanci za davek te evidence na enak način vodili že od 1. 7. 1999, pri vzpostavitvi izpisa teh podatkov v predpisane datoteke ne bi smelo prihajati do nejasnosti oziroma težav.

Datoteka izpisa glavne knjige je novost, ker pa zajema samo podatke, ki so že določeni s Slovenskimi računovodskimi standardi oziroma Mednarodnimi standardi računovodskega poročanja, tudi pri vzpostavitvi izpisa teh podatkov v predpisane datoteke ne bi smelo prihajati do nejasnosti oziroma težav. V vseh datotekah so določeni le minimalni podatki, potrebni za davčni inšpekcijski nadzor. V vseh treh datotekah je dodan stolpec, ki ga lahko davčni zavezanec sam oblikuje glede na svoje posebnosti in razdeli tudi na več stolpcev. V tem stolpcu bodo navedeni podatki, ki glede na posebnost davčnega zavezanca podrobneje pojasnjujejo poslovne dogodke z davčnega pa tudi drugih vidikov.

Predpisane datoteke se bodo uporabljale za davčni nadzor vseh vrst dajatev. Vsebujejo osnovne podatke, potrebne za preveritev pravilnosti davčnih obračunov, zaradi posebnosti določenih dajatev, posebnosti davčnih zavezancev in zaradi preobsežnosti podatkov pa ne morejo vsebovati popolnoma vseh analitičnih davčnih podatkov. Zato bodo v nekaterih postopkih davčnega nadzora morali zavezanci za davek predlagati Davčni upravi RS tudi druge podatke v elektronski obliki (npr. podatke elektronsko vodenih registrskih blagajn, evidenc zalog, saldakontov, prometa po transakcijskem računu, itd.).

Pravilnik torej omogoča hitrejše in preprostejše opravljanje davčnih inšpekcijskih nadzorov, to velja tako za zavezance za davek kakor za Davčno upravo RS.

Vir: www.durs.gov.si