Sodobna tehnologija lahko poskrbi, da bo inventura v veselje zaposlenim, ki bodo popis osnovnih sredstev opravljali, kot tudi računovodji in direktorju, ker bodo stvari preprosto »štimale«.

Oglasno sporočilo; naročnik oglasa: Špica International

Popis oziroma inventura osnovnih sredstev ni zgolj administrativna naloga, ampak temeljni proces za zagotavljanje finančne točnosti, skladnosti in operativne učinkovitosti vsakega podjetja. Osnovna sredstva – nepremičnine, stroji, oprema, pohištvo, vozila in IT-oprema – predstavljajo pomemben del bilančne vsote. Natančen in reden popis je ključen za pravilno izkazovanje vrednosti teh sredstev in optimalno upravljanje z njimi. Zato je priporočljivo popis osnovnih sredstev izvajati več kot le enkrat letno. Kvartalno popisovanje npr. že daje precej boljšo sliko, kaj se v podjetju dogaja in omogoča, da podjetje v primeru »neželenih« odkritij hitreje oziroma pravočasno (od)reagira.

Vpliv popisa na bilanco podjetja

Popis osnovnih sredstev ima neposreden in pomemben vpliv na finančno sliko podjetja, zlasti na bilanco stanja. Popis namreč potrjuje, da se sredstva, navedena v registru osnovnih sredstev, fizično (torej v praksi/na terenu) ujemajo z dejanskim stanjem. Če popis razkrije neevidentirana sredstva, je treba njihovo vrednost vključiti v bilanco. Če pa se ugotovi, da sredstva ne obstajajo (so ukradena, odpisana ali izgubljena), se njihova knjigovodska vrednost iz bilance izloči.

Inventura je tudi temelj za pravilno obračunavanje amortizacije. Popis preverja lokacijo in stanje sredstev. Če se sredstvo ne uporablja, je treba prilagoditi obračun amortizacije, kar neposredno vpliva na izkaze uspeha in s tem na neto dobiček. Natančen popis zagotavlja, da je amortizacija obračunana le za sredstva, ki so resnično v uporabi in v določenem stanju.

Popis osnovnih sredstev je zelo pomemben tudi za skladnost z računovodskimi standardi, zato je pogosto obvezen za izpolnjevanje zahtev mednarodnih in slovenskih računovodskih standardov. Natančno sledenje sredstvom zmanjšuje tveganje revizijskih napak in napačnih predstavitev. Vrednosti popisanih sredstev so tudi podlaga za zavarovanje in davke. Pravilna vrednost osnovnih sredstev je ključna za določitev ustrezne zavarovalne premije. Poleg tega davčni urad zahteva dokazilo o obstoju in uporabi sredstev za uveljavljanje davčnih olajšav in odbitkov amortizacije.

Najboljše prakse oziroma kako se lotiti popisa

Učinkovit popis presega zgolj štetje in »kljukanje« stvari na seznamu. Inventure se zato velja lotiti strateško in metodično. Začne se z načrtovanjem in imenovanjem t. i. inventurne komisije. Vanjo naj bodo vključeni predstavniki računovodstva (za preverjanje vrednosti), financ, IT in operativnega sektorja (za fizično preverjanje in poznavanje sredstev). Komisija nato določi obseg popisa – opredelitev, katera sredstva bodo zajeta, in kdaj ter kje bo popis potekal, naj bo zelo jasna.

Uporabljena metodologija je nato v domeni podjetja. Standardiziran in pisno dokumentiran postopek ali digitalno podprto popisovanje in beleženje sredstev. Sledi izvedba oziorma fizično preverjanje, kar zahteva obisk vsake lokacije in preverjanje obstoja, stanja in lokacije sredstev. V tej fazi je že zelo pomembna povezava z osrednjim registrom oziroma seznamom, saj izvajalci primerjajo fizično najdena sredstva z informacijami iz seznama (številka, model, datum nakupa) ter poskrbijo za dokumentiranje vseh zaznanih razlik oziroma odstopanj, kot so manki, presežki, poškodbe, napačne lokacije ...

Zatem pa popisno komisijo čaka še eno zahtevno delo. Analiza razlik in računovodska uskladitev. Najprej mora ugotoviti vzroke za razlike. Ali je šlo za napačen vnos, odpis, ki ni bil evidentiran, krajo/izgubo ali kaj tretjega. Potem pa sledi še računovodska uskladitev: odpis mankov in knjiženje presežkov.

Tehnološka revolucija popisa: črtna koda in RFID

Nekaj verjetno že veste: tradicionalni ročni popis je časovno potraten, podvržen človeškim napakam in moti tekoče poslovanje. Sodobne tehnologije to spreminjajo. V praksi zato podjetja prisegajo na rabo tehnologij črtne kode ali radijske identifikacije (RFID). Obe v navezi s programsko opremo za upravljanje osnovnih sredstev omogočata digitalno preobrazbo upravljanja osnovnih sredstev, torej sta koristni ne le pri popisu temveč tudi širše.

Sodobna popisna rešitev tako skrbi, da se podatki o lokaciji in stanju sredstev posodabljajo v realnem času, kar zagotavlja, da je register vedno usklajen. Programska oprema omogoča sledenje sredstvom od nakupa, preko vzdrževanja, do končnega odpisa, torej tekom njihovega celotnega življenjskega cikla. Z naprednimi RFID-sistemi je možno celo sledenje premikov sredstev znotraj večjih kompleksov, kar zmanjša izgube in preprečuje kraje.

Zanesljiva oblačna rešitev — popis osnovnih sredstev hitro, natančno in brez napak

Rešitev Frontman FIND je namenjena podjetjem, ki želijo profesionalno upravljati popis osnovnih sredstev — ne glede na to, ali gre za večje proizvodno podjetje, storitveno podjetje ali organizacijo z razpršenimi lokacijami. Gre za oblačno aplikacijo, ki omogoča elektronski popis po lokacijah, stroškovnih mestih, serijskih številkah ter zadolženih osebah, hkrati pa je usklajena z večino računovodskih in ERP-programov.

Z vključitvijo tehnologij, kot so črtna koda ali RFID, in opcijo mobilnega popisa preko pametnih Android telefonov ali čitalcev Zebra, prinaša FIND jasno zmanjšanje napak, manj časa za inventuro ter popolnejšo dokumentacijo.

Ključne prednosti:

• Prenos v ERP in podpora računovodskim programom — popisi so usklajeni in avtomatizirani.
• Možnost popisa s črtno kodo ali RFID tehnologijo za visoko hitrost in minimalne napake.
• Zgodovina premikov osnovnih sredstev in vpogled v pretekle inventure za popolno sledljivost.

• Delovanje v oblaku pomeni dostop kjerkoli, brez infrastrukturnih omejitev.
• Uporaba Android telefona ali čitalcev omogoča prilagodljivost za teren in dislocirane enote.

Želeli si boste opravljanja popisa

Popis osnovnih sredstev je več kot letna zakonska obveznost – je strateška praksa, ki podjetju omogoča, da ohranja čisto in transparentno bilanco stanja. Z implementacijo najboljših praks in izkoriščanjem sodobnih tehnologij, kot sta črtna koda in RFID, lahko podjetja spremenijo ta nekoč zamuden proces v vir operativne odličnosti in finančnega nadzora. Pravo upravljanje osnovnih sredstev namreč ne služi le računovodstvu, temveč omogoča precej bolj optimalno (u)porabo virov/sredstev ter strateško odločanje. Ter mimogrede pokaže, kje so ozka grla in kje rezerve v poslovanju.