Državni zbor je sprejel Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov, ki uvaja obvezno izmenjavo elektronskih računov med poslovnimi subjekti v Sloveniji. S tem omogočamo poenostavitev poslovanja in znižanje stroškov podjetij. Zakon bo začel veljati 1. januarja 2028, kar zagotavlja dovolj časa za prilagoditve.

Razširjenost uporabe e-računov

Uporaba e-računov ni novost. Proračunski uporabniki jih obvezno uporabljajo že od leta 2015, naročniki javnih naročil pa od leta 2019. Število e-računov, ki so jih proračunski uporabniki izdali drugim proračunskim uporabnikom, potrošnikom in gospodarstvu, se je med letoma 2015 in 2024 povečalo s skoraj 461.000 na nekaj manj kot 2,2 milijona, torej za več kot 370 odstotkov. Stalna rast izmenjanih e-računov kaže na prepoznano prednost njihove uporabe.

Po podatkih raziskave s področja razvoja uporabe e-računov v Sloveniji je v letu 2022 e-račune pošiljalo približno 60 odstotkov podjetij z 10 ali več zaposlenimi oziroma 57 odstotkov malih, 74 odstotkov srednje velikih in 86 odstotkov velikih podjetij.

Od 1. januarja 2028 bo za storitve, opravljene v Sloveniji, obvezna izmenjava e-računov za vse poslovne subjekte, vpisane v Poslovni register Slovenije, in za fizične osebe, ki opravljajo dejavnost. Po tem datumu papirni računi pri poslovanju med podjetji ne bodo več dovoljeni, bodo pa dovoljeni pri poslovanju s potrošniki in tujimi podjetji.

Ureditev za potrošnike

Za potrošnike predlog zakona ne uvaja sprememb – podjetja jim bodo račune še naprej izdajala v papirni obliki, razen če se bodo s podjetji dogovorili za izdajo računa v elektronski obliki. Potrošniki bodo lahko kadarkoli preklicali soglasje za prejemanje e-računov in od poslovnega subjekta zahtevali, da jim račune pošilja v papirni obliki.

Pozitivni učinki novosti

Gospodarstvo zasleduje trend digitalizacije poslovanja, zato bo urejena obvezna izmenjava e-računov za poslovne subjekte prinesla različne pozitivne učinke – od prihranka časa, večje varnosti, odprave napak pri prepisovanju podatkov do bolj preglednih in avtomatiziranih postopkov, nižjih stroškov, poenotenih pravil in pozitivnih učinkov na okolje.

Možni načini izmenjave e-računov

Ob tem poudarjamo, da je e-račun strukturiran elektronski dokument v obliki XML, ki omogoča popolno avtomatizacijo poslovanja. Račun v PDF obliki ni e-račun. Vizualizacija e-računa je skladno z zakonom obvezna samo za potrošnike.

Izmenjava e-računov bo potekala decentralizirano na štiri varne načine, in sicer prek:

• ponudnikov e-poti,
• lastnih sistemov za neposredno izmenjavo,
• mednarodnega omrežja PEPPOL in
• brezplačne aplikacije miniBlagajna za subjekte z manjšim obsegom poslovanja.

Vsi načini izmenjave bodo potekali prek varnih elektronskih poti. Pošiljanje prek e-pošte ne bo dovoljeno, razen ko bo prejemnik računa potrošnik.

Zakon ne predvideva poročanja o izmenjanih e-računih Finančni upravi Republike Slovenije. Način potrjevanja gotovinskih računov se ne spreminja, saj zakon ne posega v določbe Zakona o davčnem potrjevanju računov. Spreminja se torej le oblika računa – iz papirne v elektronsko.

Ureditev v drugih evropskih državah

V več evropskih državah sistem izmenjave e-računov med podjetji že deluje. Italija ga je uvedla leta 2019, Srbija pa ga uporablja od leta 2023. Leta 2026 ga uvajajo Hrvaška, Belgija, Poljska in Francija. Kasneje bodo sledile tudi Nemčija, Slovaška, Estonija, Latvija in Španija.

Z zakonom se postopno pripravljamo na spremembo DDV direktive (ViDA), ki ureja davek na dodano vrednost v digitalni dobi in skladno s katero bo leta 2030 za zavezance za DDV postalo obvezno pošiljanje e-računov za čezmejne transakcije in poročanje davčnemu organu.

Izmenjava e-dokumentov

Naj dodamo še, da danes sprejeti zakon ne predpisuje obvezne izmenjave e-dokumentov, določa pa standarde in način izmenjave, če se podjetja zanjo odločijo. Med temi dokumenti so na primer e-naročilnica, e-dobavnica, e-opomin in e-IOP (izpis odprtih postavk).

Vir: Ministrstvo za finance, Uprava Republike Slovenije za javna plačila