Mnenje informacijskega pooblaščenca glede videonadzornih kamer na delovnem mestu in spremljanja zaposlenih prek videonadzora ter GPS sledenja v službenih vozilih.

Datum: 05. 11. 2024
Številka: 07121-1/2024/1356
Kategorije: Delovna razmerja, Moderne tehnologije, Video in avdio nadzor

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 25. 10. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede videonadzornih kamer na delovnem mestu in spremljanja zaposlenih prek videonadzora ter GPS sledenja v službenih vozilih.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Videonadzor znotraj delovnih prostorov se lahko izvaja le za namene in pod pogoji, ki so opredeljeni v 78. členu ZVOP-2 (za varnost ljudi ali premoženja ali preprečevanja ali odkrivanja kršitev na področju iger na srečo ali za varovanje tajnih podatkov ali za varovanje poslovnih skrivnosti). Obdelava osebnih podatkov v okviru videonadzora ne sme biti zgolj koristna (npr. za delovni proces), temveč nujno potrebna.

Prepovedano je z videonadzorom snemati delovna mesta, kjer delavec po navadi dela, razen če je to nujno v skladu s prvim odstavkom 78. člena ZVOP-2. Pomembno je, da se izvaja videonadzor delovnih prostorov kot takih, ne pa posameznih zaposlenih, ki v teh delovnih prostorih opravljajo svoje delo.

Tudi za uporabo GPS sledilnih naprav mora obstajati ustrezna pravna podlaga, katere izbira je odgovornost upravljavca. V konkretnem primeru bi to lahko predstavljala točka (b) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe (sklenitev ali izvajanje pogodbe) v povezavi z 48. členom ZDR-1 ali pa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe (zakoniti interesi upravljavca).

Upravljavec je pred uvedbo GPS tehnologije dolžan posameznike seznaniti s tem, da se v njihovih vozilih za določen namen (ki ga opredeli upravljavec) uporablja GPS tehnologija, seznaniti jih mora z napravo, načinom njenega delovanja, namenom njene namestitve, obsegom zbranih osebnih podatkov ter drugimi informacijami o obdelavi v skladu s 13. členom Splošne uredbe.

O b r a z l o ž i t e v:

Videonadzor znotraj delovnih prostorov (za delovne prostore gre šteti vse prostore in površine, kjer zaposleni opravljajo svoje delovne naloge) ureja 78. člen ZVOP-2, ki določa, da se ta lahko izvaja le, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali preprečevanja ali odkrivanja kršitev na področju iger na srečo ali za varovanje tajnih podatkov ali za varovanje poslovnih skrivnosti, teh namenov pa ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi.

Videonadzor se lahko izvaja le glede tistih delov prostorov in v obsegu, kjer je treba varovati prej naštete interese (praviloma gre za prostore, kjer se ravna s premoženjem ali informacijami večje vrednosti), taka obdelava osebnih podatkov pa ne sme biti zgolj koristna (denimo zaradi optimizacije delovnega procesa), temveč nujno potrebna. Ključno je torej, da se videonadzor izvaja le v tistih delovnih prostorih, kjer je to nujno potrebno za varovanje določene pravne dobrine, in da se izvaja videonadzor delovnih prostorov kot takih, ne pa posameznih zaposlenih, ki v teh delovnih prostorih opravljajo svoje delo. Tretji odstavek 78. člena ZVOP-2 določa, da je prepovedano z videonadzorom snemati delovna mesta, kjer delavec po navadi dela, razen če je to nujno v skladu s prvim odstavkom tega člena.

Razlogi za izvajanje videonadzora morajo biti ustrezno dokumentirani, utemeljeni in konkretizirani, upravljavec pa mora izpolnjevati tudi druge pogoje, ki jih predpisujeta Splošna uredba in ZVOP-2 (npr. glede obvestila o videonadzoru, varnosti osebnih podatkov, obveščanja posameznikov, vodenja evidenc dejavnosti obdelave in dnevnika obdelave), upoštevaje vsa načela varstva osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe. Ob tem poudarjamo, da je odgovornost za zakonito vzpostavitev in izvajanje videonadzora vedno na upravljavcu osebnih podatkov, ki mora biti to zmožen tudi dokazati.

Glede GPS sledenja službenih vozil pojasnjujemo, da mora tudi za to obstajati pravna podlaga (izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je obveznost upravljavca, v vašem primeru torej delodajalca). V konkretnem primeru bi to lahko predstavljala točka (b) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe (sklenitev ali izvajanje pogodbe) v povezavi z 48. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1) ali pa točka (f) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe (zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika).

Upravljavec (delodajalec) mora pred uvedbo GPS tehnologije presoditi dopustnost in utemeljenost namena, zaradi katerega želi uvesti takšno tehnologijo. Prav tako mora presoditi njegovo primernost in sorazmernost (ali bi isti namen lahko zadovoljivo dosegli tudi z uvedbo ukrepov, ki manj posegajo v zasebnost, svobodo gibanja in dostojanstvo zaposlenih). Pred uvedbo GPS tehnologije je upravljavec dolžan zaposlene seznaniti s tem, da se v njihovih vozilih za določen namen (ki ga opredeli upravljavec) uporablja GPS tehnologija, jih seznaniti z napravo, načinom njenega delovanja, namenom njene namestitve, obsegom zbranih osebnih podatkov, rokom njihove hrambe, primeri in nameni, za katere bodo zbrani podatki uporabljeni, ter drugimi informacijami o obdelavi v skladu s 13. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov. Najbolj primerno je, da upravljavec v ustreznem organizacijskem aktu predpiše ustrezna navodila, postopke in ukrepe. Z vsebino takšnega akta morajo biti seznanjeni vsi posamezniki, v katerih vozila se bo namestila takšna tehnologija.

Več informacij glede GPS sledenja službenim vozilom si lahko preberete v Smernicah IP o uporabi GPS sledilnih naprav v povezavi z varstvom osebnih podatkov: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/GPS_smernice_net_.pdf

V primeru suma, da se videonadzor ne izvaja zakonito oziroma da gre pri vašem delodajalcu za kršitev varstva osebnih podatkov, podate prijavo Informacijskemu pooblaščencu, pri čemer si lahko pomagate s sledečim obrazcem: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Enotni%20obrazec.docx.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Vir: Informacijski pooblaščenec