Na ZZZS so pripravili nekaj pomembnih informacij s področja obračuna in refundacij nadomestil plač.

1. Obvezno elektronsko vlaganje refundacijskih zahtevkov od 1. 1. 2023 dalje

Ponovno vas obveščamo, da se z novim letom uveljavi novela Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja, na podlagi katere morajo biti vsi zahtevki za refundacijo nadomestil plač, ki jih vlagajo poslovni subjekti, od 1. 1. 2023 naprej, vloženi elektronsko. Papirnih zahtevkov delodajalcev, ki so vpisani v PRS, na ZZZS v letu 2023 ne bomo več sprejemali.

Prosimo, da tisti delodajalci, ki še vedno vlagate papirne zahtevke, čim prej pričnete s pripravo in oddajo eZahtevkov:

1. iz programa za plače, ki ima implementirano povezavo do vmesnika eBOL in eNDM (modul eNDM) ali
2. prek portala SPOT - izberete postopek Nadomestila (refundacije).

Ko bomo na ZZZS obdelali vse papirne zahtevke, vložene do 31. 12 .2022, bomo postopno opuščali tudi posredovanje pisnih obvestil delodajalcem v primeru, ko je bil priznan drugačen znesek refundacije kot ga je zahteval delodajalec. Delodajalci lahko namreč podrobnosti o vloženih zahtevkih in obračunih spremljate prek sistema SPOT.

2. Izjemni primeri, v katerih ostajajo zahtevki za refundacije v papirni obliki

Zahtevki bodo lahko po 1. 1. 2023 v papirni obliki vloženi le v primeru, ko gre za:

• delodajalce, ki so fizične osebe in vlagajo refundacije za delavce z zavarovalno podlago 016 (zaposleni pri kmetih, gospodinjske pomočnice, osebni tajniki in podobno);
• za poslovni subjekt, ki je bil izbrisan iz PRS (na primer po prevzemu oziroma pripojitvi k drugemu poslovnemu subjektu);
• uveljavljanje refundacije nadomestil po 1. ali 2. odstavku 33. člena Zakona o zdravstvenem varstvu in zdravstvenem zavarovanju.

3. Dopolnitve na portalu SPOT od 16. 12. 2022 dalje

a) Številka TRR ostane neprivzeta

Po novem mora vlagatelj zahtevka ob pripravi vsakega zahtevka izbrati TRR, na katerega želi prejeti nakazilo, iz seznama TRR-jev, ki so v bazi eRTR. Pogosto so namreč vlagatelji spregledali, da je ostal privzet določen TRR za zahtevek za refundacijo, dejansko pa so želeli nakazilo na drug TRR.

b) Prikaz vseh vloženih zahtevkov v Pregledu zahtevkov za obdobje

Ko uporabnik portala SPOT pri postopkih ZZZS izbere "Nadomestilo plače - refundacija" in ima izbrano določeno obdobje (največ interval enega leta), se mu na ekranu prikaže seznam oddanih zahtevkov v izbranem obdobju. Pri izbiri obdobja pomenita "datum od" in "datum do" datum oddaje zahtevka za refundacijo. Po novem so v tem pregledu dodani tudi zahtevki, ki so bili zavrnjeni s strani avtomatske kontrole na ZZZS (so avtomatsko dobili status 302) in zahtevki, ki so še v nabiralniku ZZZS in še niso bili prevzeti s strani referentov ZZZS (imajo status "100-zahtevek čaka na obravnavo pri referentu").

Zahtevki s statusom 100 in 302 imajo le SPOT številko, nimajo pa ZZZS številke zahtevka, zato v seznamu tudi nimajo modrega linka, preko katerega bi bilo možno vpogledati v obračune (to bo urejeno v eni od prihodnjih nadgradenj).

c) Izvoz seznama zahtevkov v datoteko - preglednico

Na portalu SPOT je od danes na voljo pomembna novost, ki bo v pomoč delodajalcem in računovodskim servisom pri pregledu vloženih zahtevkov za refundacije v določenem obdobju, priznane višine refundacije in zneskov nakazil ter pri spremljanju zapiranja terjatev do ZZZS. Zahtevke izbranega obdobja je namreč po novem možno preko gumba "Prenos v preglednico (csv)" izvoziti v obliki tabele in datoteko shraniti na svoj računalnik. Možno je prenesti podatke za samo določen status ali za za vse zahtevke, ne glede na status (ko v polju "Status" imamo izbrano "vsi statusi").

Zaradi te zadnje dopolnitve prosimo delodajalce, da namesto posredovanja IOP-obrazcev na ZZZS, sami preverite na portalu SPOT, kakšne podatke ima ZZZS o vaših vloženih zahtevkih v določenem trenutku.

Nova funkcionalnost vam omogoča izvoz podatkov o zahtevkih, oddanih v določenem obdobju, v zelo pregledni obliki. Delodajalci lahko kadarkoli sproti preverite, kateri zahtevki so bili obdelani, zavrnjeni, plačani in kdaj je bil datum nakazila. Preverite lahko tudi priznano višino refundacije in znesek nakazila, Predlagamo, da obdobno uporabljate izvoz zahtevkov v preglednico in sproti primerjate skladnost vaše knjigovodske evidence oziroma terjatev do ZZZS.

POMEMBNO ZA JAVNI SEKTOR:

Izvoz v preglednico je še posebej uporaben za javni sektor oz. proračunske uporabnike, ki usklajujejo terjatve in obveznosti za premoženjsko bilanco ZZZS, zato je smiselno, da tisti, ki uporabljate vmesnik eNDM, vsaj enemu sodelavcu na plačah uredite pooblastila za portal SPOT za postopek "Nadomestilo plače - refundacija".

Od teh dopolnitev naprej namreč ni več potrebe, da računovodstva proračunskih uporabnikov zaprošajo ZZZS za uskladitev podatkov. Tisti, ki boste pooblaščeni za nadomestila plač na SPOTu, lahko računovodjem pripravite preglednico za uskladitev terjatev, saj so v njej podatki neposredno iz baze ZZZS in drugačnih podatkov ZZZS niti ne more upoštevati v premoženjski bilanci.

Podatki za premoženjsko bilanco za preteklo leto se na Zavodu zajamejo na dan 3. 2. tekočega leta (torej za 2022 bo to 3.2.2023).

Torej bi bilo smiselno, da si datoteko s preglednico za usklajevanje premoženjske bilance pripravite po vložitvi zadnjega zahtevka za plačo december preteklega leta (december 2022), vendar najkasneje do 3. 2. (3. 2. 2023), do katerega ZZZS zajema podatke o obveznostih za refundacije za premoženjsko bilanco.

Za zagotovitev realne primerjave izvožene podatke v preglednici filtrirate tako, da:

• izločite vse morebitne zahtevke, ki se nanašajo na zadržanosti iz tekočega leta (torej če ste do dneva izvoza podatkov že vložili kakšne zahtevke za januar),
• izločite vse plačane zahtevke do dne 31. 12. preteklega leta (do 31. 12. 2022),
• izločite vse zavrnjene zahtevke,
• od plačanih zahtevkov do vključno 3.2. tekočega leta (3.2.2023) se upošteva za premoženjsko bilanco plačani znesek s strani ZZZS (ne zahtevani znesek s strani vlagatelja!),
• od neplačanih zahtevkov se upošteva znesek obračunanega nadomestila, kadar pa ni tega zneska, se upošteva "Znesek zahtevka zavezanca" (vendar brez zavrnjenih zahtevkov)

4. Uporabniška navodila za portal SPOT

Na povezavi so objavljena ažurirana navodila glede priprave in oddaje elektronskih zahtevkov za refundacije, kjer so vključene tudi vse dopolnitve in spremembe na eZahtevku in eObračunu v zadnjem času.

Preglejte predvsem navodila za uporabo posebnega delovnega koledarja in rubrike "preostala delazmožnost", saj je pri vlagateljih največ nejasnosti ravno glede teh rubrik.

Prav tako preglejte prikaz uporabe dopolnitev iz 3. točke tega obvestila, opis rubrike "predvideni datum izplačila" in nove menuske izbire "Nadomestila v pripravi" (uvedene novembra 2022) .

5. Postopek zaključka staleža pred iztekom obdobja iz odločbe imenovanega zdravnika

Če osebni zdravnik oceni, da se je zavarovancu zdravstveno stanje toliko izboljšalo, da bi lahko pričel s svojim delom, in se je zavarovanec o tem uskladil tudi s svojim delodajalcem, mu lahko osebni zdravnik zaključi bolniški stalež, še preden poteče obdobje staleža, ki je navedeno v odločbi imenovanega zdravnika. V tem primeru osebni zdravnik za zavarovanca izda eBOL, na katerem navede datum zaključka staleža glede na njegovo dejansko odsotnost z dela.

Možno je tudi, da osebni zdravnik zavarovancu, ki ima z odločbo imenovanega zdravnika odobren poln bolniški stalež, odobri delo v skrajšanem delovnem času, če se je zavarovancu stanje toliko izboljšalo, da bi lahko pričel z delom v določenem obsegu in se je zavarovanec o tem uskladil tudi s svojim delodajalcem. Izbrani osebni zdravnik v tem primeru brez spremembe odločbe imenovanega zdravnika izda eBOL za krajši delovni čas od polnega in vpiše število ur preostale delazmožnosti.

6. Ure osnove za nadomestilo v primeru fiksnega obračuna - uskladitev z REK

Da bi poenotili tolmačenje, katere ure se v primeru fiksnega obračuna po povprečni mesečni obveznosti z uporabo normiranih ur štejejo kot ure osnove v obdobju osnove (praviloma so to ure za plače in nadomestila v letu pred nastopom zadržanosti), vas obveščamo, da se morajo v skupni fond ur osnove, seštevati dejanske ure (ne normirane ure). V skupno število ur osnove se morajo obvezno prišteti tudi nadure.

Na ta način zagotovimo tudi usklajenost s poročanjem na REK-obrazcih (tudi na novih REK-O).

7. Količniki valorizacije

Ko bo SURS objavil uradni podatek o rasti cen življenjskih potrebščin v letu 2022, bomo na povezavi objavili nove količnike za leto 2023. Ker se uskladitev izvede šele s 1. marcem, so količniki za obračun nadomestil v breme ZZZS za januar in februar 2023 že znani in so objavljeni v preglednici v zgornji povezavi (na 2. zavihku).