Nova poenostavitev za delodajalce – hitro in preprosto do seznama zaposlenih in potrdila o številu zaposlenih prek portala SPOT

Delodajalci lahko po novem na portalu SPOT na preprost in hiter način dostopajo do potrdila o številu zaposlenih in do seznama vseh zaposlenih v podjetju. Z elektronsko vlogo do podatkov ZZZS in s tem do urejenih evidenc v podjetju.

Potrdilo o številu zaposlenih

Delodajalci za prijave na razne vrste razpisov potrebujejo potrdilo o številu zaposlenih. V nekaterih primerih na teh potrdilih potrebujejo tudi podatek o številu zaposlenih invalidov.

Doslej so se za pridobitev teh potrdil delodajalci obrnili na ZZZS, kjer so zadolženi delavci potrdila pripravili ročno z vpogledom v zbirko podatkov zavarovanih oseb in jih delodajalcem večinoma poslali po pošti. Letno ZZZS izda okrog 2000 tovrstnih potrdil, njihovo število pa iz leta v leto narašča.

Na portalu SPOT bodo z novim e-postopkom zakoniti zastopniki ali pooblaščene osebe poslovnih subjektov potrdilo lahko naročili sami in ga v nekaj minutah tudi brezplačno pridobili. V informacijskem sistemu ZZZS bo potrdilo v obliki PDF/A pripravljeno povsem samodejno. Uporabnik pa ga bo prevzel na portalu SPOT.

Kako najhitreje do potrdila o številu zaposlenih, lahko preberete še na tej spletni strani: Pridobitev potrdila o številu zaposlenih.

Poimenski seznam zaposlenih

Delodajalci so po zakonodaji zavezani za vlaganje prijav delavcev v obvezna socialna zavarovanja, kakor tudi za pravočasne odjave in spremembe podatkov. Za pomoč pri usklajevanju kadrovskih evidenc in pravočasno izvajanje postopkov odjav in sprememb podatkov so delodajalci obdobno pri ZZZS naročili poimenske sezname delavcev. Priprava seznamov je na ZZZS večinoma potekala ročno. Manjšim delodajalcem so bili podatki poslani v pisni obliki, večjim pa v šifrirani elektronski obliki. Ker ni bila določena enotna struktura podatkov v elektronski obliki, delodajalci niso mogli pripraviti nadgradenj svojih kadrovskih informacijskih sistemov za uvoz in samodejno uporabo teh podatkov.

Novi postopek na portalu SPOT bo delodajalcem omogočal, da podajo elektronsko vlogo za pridobitev poimenskega seznama v elektronski obliki. Na portalu bodo potem lahko v manj kot uri med delovniki na varen način naročen seznam tudi prevzeli. Podatki bodo delodajalcu na voljo v obliki preglednice (npr. excelove tabele) ali XML. Struktura podatkov v obliki XML bo opisana in bo tako razvijalcem kadrovskih informacijskih sistemov omogočeno, da za delodajalce razvijejo podporo za uvoz teh podatkov za kontrolo, ali je delodajalec za svoje delavce uredil vse prijave, odjave in spremembe podatkov za socialna zavarovanja.

Pobudo za vzpostavitev teh novih postopkov so dali tudi delodajalci, zlasti tisti z večjim številom zaposlenih, kjer je tudi več potreb po usklajevanju kadrovskih evidenc.

Vabljeni k branju dodatnih informacij o novem e-postopku pridobitve seznama zaposlenih še na tej strani: Pridobitev poimenskega seznama zaposlenih.

Še nekaj koristnih informacij za uporabo portala SPOT in novih e-postopkov

Vlogo za izdajo potrdila lahko prek portala SPOT odda zakoniti zastopnik podjetja oziroma poslovnega subjekta, ki je vpisan v PRS, oziroma pooblaščena oseba, ki na portalu SPOT izvaja postopke za podjetje/poslovni subjekt.

Za oddajo vloge prek portala SPOT potrebujete:

• dostop do spleta,
• kvalificirano digitalno potrdilo. Več informacij o pridobitvi digitalnega potrdila je na voljo tukaj,
• če bo za vaše podjetje oz. poslovni subjekt vlogo urejala pooblaščena oseba, je treba za ta e-postopek urediti pooblastilo za delo prek portala SPOT.

Do vloge za izdajo potrdila o številu zaposlenih lahko dostopate tako, da se prijavite v portal SPOT in na namizju vašega podjetja/poslovnega subjekta kliknite na povezavo: Pridobitev potrdila o številu zaposlenih ali na povezavo Pridobitev poimenskega seznama zaposlenih v sklopu ZZZS postopkov.

Za nove postopke potrebujete tudi novo pooblastilo

Če do potrdila ali seznama na portalu SPOT ne bo dostopal zakoniti zastopnik, lahko v imenu podjetja postopke na portalu SPOT ureja s strani zakonitega zastopnika pooblaščena oseba.

Vsi, ki so že zdaj v podjetju zadolženi za urejanje postopkov na portalu SPOT, morajo za dostop do omenjenih postopkov urediti novo pooblastilo.

Glede na organizacijo dela v podjetju lahko zakoniti zastopnik pooblasti kogarkoli, denimo osebo v kadrovski, finančni, splošni službi. Pooblastilo za dostop do teh postopkov lahko podeli tudi izbrani osebi v računovodskem servisu ali pri drugem subjektu, ki za podjetje ureja postopke na portalu SPOT.

Vse informacije o pooblaščanju so zbrane tukaj.

Poslovnim subjektom krajšamo poti do države

Novi elektronski postopki na portalu SPOT se pridružujejo drugim e-postopkom, ki jih v sodelovanju med Ministrstvom za javno upravo in ZZZS za poslovne subjekte uvajamo na portalu SPOT. Uvedba elektronske prijave v socialna zavarovanja (M-obrazci), elektronski bolniški listi e-BOL in vrsta drugih storitev, ki jih na portalu SPOT vzpostavljamo skupaj z ZZZS, prinašajo številne prednosti za poslovne subjekte, med ključnimi predvsem preprosto, hitro in elektronsko poslovanje z državo. Ta trend bomo nadaljevali tudi v prihodnje.

Do konca leta bo na portalu SPOT omogočena še elektronska prijava poškodbe pri delu. S 1. 1. 2023 pa se dokončno uvaja samo še elektronska oddaja zahtevkov za nadomestilo plače (refundacije).

Vabljeni k spremljanju obvestil in informacij na spletnih straneh SPOT ali na ZZZS.

Vir: MJU