Portal Racunovodja.com uporablja piškotke, da lahko z analizo obiska izboljšujemo storitev, za namene oglaševanja ter raziskave rabe spleta.
Prosimo vas, da nam prijazno dovolite, da na vaš računalnik naložimo piškotke za ta namen.

Se strinjam.         Ne strinjam se.         Želim izvedeti več.

Vpisano: 7.9.2020 15:10:07

Izračunajte si, koliko bi vas lahko stala e-inventura!

Oglasno sporočilo

Rubrika: Ne spreglejteprint Natisni

Popis osnovnih sredstev ali inventura med zaposlenimi v podjetjih ni preveč priljubljeno opravilo. A sodobna tehnologija lahko poskrbi, da bo precej hitrejše in udobnejše, pa tudi cenejše.

V prispevku najdete kalkulator za izračun stroškov povezanih z inventuro in pet korakov, kako jo učinkovito in ugodno izpeljati.

Pri izračunu se bomo osredotočili na osnove, torej le na enega popisovalca, enega skrbnika sistema in en terminal. V kalkulatorju boste te vrednosti seveda ustrezno pomnožili.

Začnimo z opremo

Začnimo s stroškom za mobilne terminale za izvedbo popisa osnovnih sredstev. Stroške je seveda odvisen od modela termina in na povezavi lahko preverite cene terminalov za popis. Nekaj denarja lahko prihranite, če namesto namenskega terminala uporabite mobilni telefon in ustrezno programsko opremo. A pozor, opravljanje inventure z mobilnim telefonom, ki uporablja kamero za branje in prepoznavanje črtnih kod, ima tudi nekaj slabosti, ki se jih velja zavedati – izostritev kode potrebuje nekaj časa, odpade »streljanje« oddaljenih kod, skratka, pod črto prihranek ni prav visok, ko enkrat prištejete dodatno porabljen čas.

Strojna in programska oprema za izvedbo inventure s seboj prinašata še strošek uporabniških licenc - potrebujete pa vsaj dve – za skrbnika in popisovalca. Prvi drugemu določa pravice, kaj lahko počne pri popisu – npr. premik sredstev, preimenovanje, ročni popis itd.

Še preden se lotite inventure, velja opraviti tudi šolanje skrbnika in popisovalcev. Cena je odvisna od tega, ali se šolate na lokacije ali na daljavo, kjer se znesek prepolovi.

Opremo za inventuro lahko tudi najamete

Alternativa nakupu opreme, ki močno poceni izvedbo inventure, je najem opreme strojne ali programske opreme. Posebej, če inventuro opravljate le enkrat letno, kot to opredeljuje zakon. V tem primeru je vaš strošek najem terminala, ter strošek najema programske opreme v oblaku. Koristne informacije o najemu opreme najdeta na povezavi Najbolj razširjen sistem za popis osnovnih sredstev v Sloveniji

Za najemom pa se izognete stroškom za vzdrževanje terminalov, za nadgradnjo programske opreme in za oddaljeno pomoč, ki jo lahko koristite, če zataji terminal ali na primer potrebujete nasveti, kako uporabljati aplikacijo.

Za kakovostno izvedbo inventure vsekakor velja prišteti še strošek šolanja izvajalcev, posebej če ti popis osnovnih sredstev izvajajo prvič.

Z digitalizacijo inventure boste bistveno prihranili pri času

Izračun povrnitve naložbe v uspešno izvedeno inventuro je seveda močno v prid kombinaciji najema opreme in programske opreme v oblaku.

Vsekakor pa se velja odločiti za namensko rešitev glede inventure kot je npr. Frontman FIND, saj te v praksi prihranijo ogromno časa v primerjavi s tiskanjem popisnih seznamov, kljukanjem sredstev ter dodatnim vnašanjem v sistem. Tudi do 70%!

In ne pozabite na sinergijske učinke na drugih področjih. S programsko urejeno inventuro ne boste prihranili le kup časa izvajalcem, temveč tudi računovodstvu. Koliko vas stane posamezni zaposleni in koliko morebitno zunanje računovodstvo, pa lahko izračunate sami.

Pet korakov do učinkovite inventure.

1. korak: Predpriprava močno olajša inventuro

Ustrezna in predvsem pravočasna predpriprava je že pol naloge. Ne glede na to, koliko osnovnih sredstev premore vaše podjetje, inventure ne gre početi na hitro in zadnji hip. Niti na »ho-ruk«. Prej je treba uskladiti delo oddelkov in knjigovodstva. Knjigovodska dokumentacija mora namreč biti urejena ter poknjiženi vsi dogodki, ki so se zgodili do dneva, na katerega opravljamo popis osnovnih sredstev. Načrtovati je treba tudi delo zaposlenih: kdo bo kaj popisoval, kje in kdaj.

2. korak: Terminiranje popisa osnovnih sredstev

Pri načrtovanju popisa velja tega načrtovati za čas, ko je obseg stvari za popis čim manjši (npr. čim manjša zaloga v skladišču), oziroma ko sta obremenjenost ali aktivnost področja, ki se popisuje, čim manjša. Zato trgovine in številna podjetja inventuro opravljajo ob dela prostih dnevih. Vsako podjetje namreč zasleduje tudi cilj, da se popis osnovnih sredstev izvede na stroškovno učinkovit način in da ne moti rednih delovnih procesov.

Zato temeljito razmislite, kdaj bomo opravili popise vseh sredstev in do kdaj jih želite zaključiti. Slednje je zlasti pomembno v podjetjih, pri katerih je izdaja računov vezana na predhodno potrditev s strani naročnika (npr. v gradbeništvu).

3. korak: Določite odgovorne osebe

Pri inventuri velja jasno določiti odgovorne osebe, saj je to nekakšno zagotovilo, da bo popis natančneje opravljen. Za pregled popisnih rezultatov in njihov komentar si mora čas vzeti odgovorna oseba, v mikro podjetjih je to pogosto kar lastnik oziroma direktor.

4. korak: Preverite tudi stanje sredstev

Ob popisu osnovnih sredstev ni dovolj le to, da »obkljukamo« tista, ki jih najdemo, temveč velja preveriti tudi, v kakšnem stanju so. Slednje je zlasti pomembno za opredmetena osnovna sredstva, drobni inventar in zaloge blaga, materiala in izdelkov. Popisu namreč lahko sledi tudi odpis nekaterih sredstev, npr. zaradi poškodb, katerih sanacija ni ekonomsko upravičena.

5. korak: Kontrola

Še tako »dober« oziroma hiter in učinkovit popis sredstev ni popoln, če ga ne spremlja kontrola obveznosti in rezultatov. Cilj je izločitev človeških napak oziroma njihova minimizacija, zato naj ima inventura tudi kontrolo, kako je bila opravljena.

V razmislek …

Bržkone ste se tudi sami ali pa vaši sodelavci kdaj vprašali, zakaj bi se z inventuro mučili ob koncu leta? Zakon o gospodarskih družbah narekuje, da je treba letni popis sredstev podjetjem obvezno opraviti enkrat na leto, zato ni nujno, da ga opravite na koncu leta (ali pa v začetku novega leta), čeprav je pogosta praksa podjetij. Kadarkoli že opravljate inventuro, bo ta manj težavna in zamudna, če se nanjo kdaj spomnite tudi sredi leta. V kolikor med letom sproti usklajujete stanja v poslovnih knjigah z dejanskim stanjem, bo vaše delo ob popisu znatno lažje. V malih podjetjih velja izpostaviti še sodelovanje z računovodskim servisom, kot npr. sprotno usklajevanje terjatev, obveznosti, osnovnih sredstev in zalog. Vse vam bo ob popisu prihranilo precej časa. Računovodje podjetjem že sicer svetujejo, naj se poslovni dogodki knjižijo sproti, saj je na ta način učinek na poslovni izid, bilanco stanja in tudi na višino davčne obveznosti manjši.

Višina ugotovljenega stanja sredstev namreč lahko pomembno vpliva na bilanco in tudi na davčne obveznosti, zato ni vseeno, kako je popis opravljen. Temeljit popis je zelo pomemben za zagotovitev pravilnega in poštenega prikaza premoženja podjetja in njegovih virov.

Avtor: Timon Šuc

Zadnji članki iz rubrike:

30.11.2020 17:03:36:
Zakon o interventnih ukrepih za omilitev posledic drugega vala epidemije COVID-19 (ZIUOPDVE)

25.11.2020 11:39:34:
Prehod na novo verzijo podpisne komponente na portalu SPOT

24.11.2020 17:51:26:
Vzpostavitev e-vročanja dokumentov državljanom

20.11.2020 16:25:49:
Uredba o seznamu funkcij, ki se v Republiki Sloveniji štejejo kot vidni javni položaj

20.11.2020 15:34:38:
Javna obravnava predloga Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma

Najnovejši članki:

30.11.2020 18:52:56:
Prenehanje delovanja aplikacije za oddajo M-4

30.11.2020 18:01:30:
Delo na domu

30.11.2020 17:16:14:
Obveznosti delodajalcev glede štipendiranja

30.11.2020 12:07:55:
Popusti pri naročilu vseh e-gradiv!

26.11.2020 16:41:59:
Državni zbor sprejel #PKP6

Izobraževanja
Centralni tečaj: 1€ = 239,640 SIT