Interni oziroma splošni akti delodajalca so dokumenti, s katerimi delodajalci avtonomno urejajo pravice in obveznosti delavcev ali pa zgolj določajo organizacijo dela oziroma določajo obveznosti, ki jih morajo delavci poznati zaradi izpolnjevanja svojih delovnih obveznosti.

Navedeno bo odvisno od tega, ali je pri delodajalcu organiziran sindikat oziroma drugo delavsko predstavništvo. V vsakem primeru bo delodajalec lahko določil zgolj pravice in obveznosti, ki so za delavca ugodnejše od tistih, ki so vsebovane v zakonih in kolektivnih pogodbah.

Vsebina in postopek sprejema¹

Če je pri delodajalcu organiziran sindikat, lahko delodajalec pravice in obveznosti delavcev ureja zgolj s (podjetniško) kolektivno pogodbo, torej jih mora dogovoriti skupaj s sindikatom. V obliki splošnih aktov bo lahko v tem primeru določil le organizacijo dela (Akt o organizaciji in sistemizaciji delovnih mest) oziroma pravila glede načina izpolnjevanja obveznosti iz delovnega razmerja (Pravilnik o delu, Kodeks ravnanja zaposlenih …). Te akte bo moral sindikatom predhodno, pred sprejemom, posredovati v mnenje, jim zanj pustiti rok 8 dni ter ga v primeru prejema tudi obravnavati in se do njega opredeliti.

Samo če pri delodajalcu ni organiziranega sindikata, bo lahko torej delodajalec pravice in obveznosti svojih zaposlenih uredil enostransko s splošnim aktom (pravilnikom). V tem primeru bo moral predlog splošnega akta posredovati v mnenje morebitnim drugim delavskim predstavnikom (svet delavcev, delavski zaupnik). Izjema so zgolj pravila, ki določajo:

• osnove za odločanje o izrabi letnega dopusta in odločanje o drugih odsotnostih z dela,
• merila za ocenjevanje delovne uspešnosti delavcev,
• kriterije za nagrajevanje inovacijske dejavnosti v družbi,
• razpolaganje s stanovanjskim skladom, počitniškimi zmogljivostmi in drugimi objekti standarda delavcev,
• kriterije za napredovanje delavcev,

v zvezi s katerimi mora delodajalec predhodno pridobiti soglasje sveta delavcev (seveda, če ta obstaja).² Če pri delodajalcu ni organiziranega niti sindikata, niti ni drugih delavskih predstavnikov, delodajalec pred sprejemom akta o njegovi vsebini zgolj obvesti delavce neposredno. V tem primeru ni predvideno, da bi delodajalec delavcem pustil kakšen rok, da se do vsebine predlaganega akta opredelijo, niti da bi se moral opredeliti do morebitnih prejetih mnenj, pripomb ipd. Vseeno predlagam, da delodajalec tudi v tem primeru počaka kakšen dan s sprejemom akta (in se opredeli do morebitnih pripomb/predlogov), sicer bi bila določba o predhodnem obveščanju delavcev povsem brez pomena.

Obvezni akti

Zakon o delovnih razmerjih kot obveznega določa zgolj t.i. Akt o sistemizaciji delovnih mest, in sicer v 2. odstavku 22. člena predpisuje, da je dolžan delodajalec, ki zaposluje več kot 10 delavcev,³ s splošnim aktom določiti pogoje za opravljanje dela na posameznem delovnem mestu (oziroma za vrsto dela).

Zakon v 47. členu⁴ nadalje določa, da mora delodajalec sprejeti ustrezne ukrepe za zaščito delavcev pred spolnim in drugim nadlegovanjem ali pred trpinčenjem (mobing) na delovnem mestu, pri čemer sicer ne določa, da morajo biti ti ukrepi sprejeti v obliki splošnega akta, določa pa, da mora delodajalec o sprejetih ukrepih pisno obvestiti delavce na pri delodajalcu običajen način (npr. na določenem oglasnem mestu v poslovnih prostorih delodajalca ali z uporabo informacijske tehnologije). Glede na to, da v praksi inšpektorji (sicer neutemeljeno) zahtevajo zapis navedenih ukrepov v obliki splošnega akta, priporočam, da jih delodajalec sprejme v takšni obliki (npr. Pravilnik o preprečevanju nadlegovanja in trpinčenja na delovnem mestu).

Zakon o varnosti in zdravju pri delu (ZVZD-1)⁵ nadalje določa, da mora imeti vsak delodajalec sprejeto Izjavo o varnosti z oceno tveganja, katero je na nek način tudi mogoče šteti kot splošen akt delodajalca.

Upoštevati je treba tudi določbe trenutno (še) veljavnega Zakona o varstvu osebnih podatkov⁶, ki v 2. odstavku 25. člena določa, da upravljavci osebnih podatkov (ki zaposlujejo vsaj 50 delavcev)⁷ v svojih aktih predpišejo postopke in ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov ter določijo osebe, ki so odgovorne za določene zbirke osebnih podatkov, in osebe, ki lahko zaradi narave njihovega dela obdelujejo določene osebne podatke (npr. Pravilnik o varstvu osebnih podatkov). Predlogi novega zakona (ZVOP-2) takšnega pravila sicer več ne vsebujejo, vendar priporočam, da imajo delodajalci tak akt vseeno sprejet (tudi tisti, ki zaposlujejo manj kot 50 delavcev), saj je pomembno, da so zaposleni zaradi zagotovitve skladnosti poslovanja obveščeni (in zavezani) s pravili, ki veljajo na tem področju.

Priporočljivi akti

Vsi ostali akti so stvar potreb posameznega delodajalca. Priporočam, da ima vsak delodajalec sprejet vsaj še splošen Pravilnik o delu, v katerem zapiše pravila, ki se jih morajo držati zaposleni ob izvajanju svojih pogodbenih obveznosti, npr. glede načina dela in obnašanja, glede delovnega časa, izrabe letnega dopusta, bolniških odsotnosti itd.

Pomembno je predvsem, da si delodajalci s splošnimi akti ne predpisujejo dodatnih obveznosti (razen če to zaradi sporočilnosti izrecno želijo), da niso na tem področju prenormirani (preglednost!) in še zlasti, da pri tem ne prepisujejo določb veljavnih zakonov in/ali kolektivnih pogodb, saj bodo v primeru spremembe le-teh avtomatično ostali zavezani z ureditvijo, ki bo vmes morda že preživeta.

1 10. člen Zakon o delovnih razmerjih (Ur. list RS, št. 21/2013 in nasl.; ZDR-1)

2 95. člen Zakona o sodelovanju delavcev pri upravljanju (Ur. list RS št. 42/2007- UPB in nasl.; ZUTD). Ob tem je treba upoštevati še določbe zakona o dolžnosti obveščanja oziroma skupnega posvetovanja s svetom delavcev (členi 89 do 94), tako da priporočam, da se poleg sindikata (če obstaja), v postopek sprejemanja splošnih aktov vedno vključi tudi svet delavcev.

3 Glej 3. odstavek 5. člena ZDR-1, ki vsebuje definicijo manjšega delodajalca.

4 Podobno določbo vsebuje Zakon o varnosti in zdravju pri delu (Ur. list RS, št. 43/2011; ZVZD-1) - 24. člen: Delodajalec mora sprejeti ukrepe za preprečevanje, odpravljanje in obvladovanje primerov nasilja, trpinčenja, nadlegovanja in drugih oblik psihosocialnega tveganja na delovnih mestih, ki lahko ogrozijo zdravje delavcev.

5 17. člen.

6 Ur. list RS, št. 94/2007 - UPB; ZVOP-1

7 Glej 4. odstavek 7. člena.