Določa jo Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti.

Evidenca o stroških dela - 16. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV)

Delodajalec mesečno za vsakega delavca vpisuje v evidenco o stroških dela naslednje:

a) podatke o delavcu:

poleg podatkov iz točke a) 13. člena vpisuje še:

- številko transakcijskega računa, na katerega se izplačujejo plače in ostali prejemki;

b) podatke o plačah in nadomestilih plač, ki bremenijo delodajalca:

plača za tekoči mesec, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:

- bruto plača za delo s polnim delovnim časom,

- bruto plača za delo s krajšim delovnim časom od polnega,

- bruto izplačila za delo preko polnega delovnega časa (nadurno delo),

- bruto nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca;

- zaostala izplačila in nadomestila plač, ki bremenijo delodajalca, izplačana v skladu s kolektivno pogodbo oziroma pogodbo o zaposlitvi:

- bruto zaostala izplačila in nadomestila plač;

izredno izplačilo (izplačilo po drugih osnovah, ki ne predstavlja redne mesečne plače):

- bruto izplačila na podlagi osebne delovne uspešnosti,

- dodatna denarna izplačila iz naslova uspešnosti poslovanja;

neto plača (za mesec poročanja, za zaostala izplačila, nadomestila plač in za izredna izplačila):

- plača,

- zaostalo izplačilo,

- nadomestilo plače,

- izredno izplačilo;

c) podatke o drugih stroških dela:

- povračila stroškov v zvezi z delom,

- regres za letni dopust,

- jubilejna nagrada,

- dodatna plačila, namenjena socialni varnosti delavcev,

- plačila za prostovoljno pokojninsko zavarovanje,

- solidarnostna pomoč,

- odpravnina,

- stroški izobraževanja delavcev,

- davki na izplačane plače,

- ostali stroški dela;

č) podatke o zakonsko določenih prispevkih za socialno varnost za posameznega delavca:

prispevki v breme delodajalca:

- plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,

- plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,

- plačani prispevki za starševsko varstvo,

- plačani prispevki za zaposlovanje;

prispevki v breme zavarovanca:

- plačani prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovanje,

- plačani prispevki za zdravstveno zavarovanje,

- plačani prispevki za starševsko varstvo,

- plačani prispevki za zaposlovanje.

17. člen - vodenje evidence o stroških dela

Evidenca o stroških dela se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.

Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa.

Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o stroških dela pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.